---
title: "Policys & Personalhandbok"
description: "Policys & Personalhandbok"
---

Under Policys & Personalhandbok samlar organisationen sina policyer (t.ex. IT-säkerhet, Resepolicy, Lönepolicy, Allmänt & Handbok) på ett ställe — anställda kan läsa och, vid behov, signera dem digitalt; administratörer skapar, redigerar och följer upp efterlevnaden.

**Kategorier är admin-hanterade taggar, inte en fast lista.** Ett nytt bolag får sex standardkategorier automatiskt (Arbetsmiljö, IT-säkerhet, Resepolicy, Förmåner & Friskvård, Allmänt & Handbok och Lönepolicy) första gången policyerna öppnas, så en policy kan sparas direkt. Om listan ändå skulle vara tom, eller inte gick att läsa in, visar formuläret knappen "Skapa standardkategorier". Fliken "Kategorier" (eller länken "Hantera kategorier" i formuläret) öppnar en lista där en administratör fritt kan lägga till, byta namn på eller ta bort kategorier (en kategori kan bara tas bort om ingen policy längre är taggad med den). Flikarna ovanför policylistan genereras automatiskt utifrån vilka kategorier som faktiskt används av minst en policy — en nyskapad kategori utan policyer syns alltså inte som en flik förrän den används.

**Skapa eller redigera en policy.** Knappen "Ny policy" (och "Redigera" på en befintlig policy) öppnar ett formulär som en egen vy på sidan, inte en popup — formuläret tar över hela innehållsytan och en tillbaka-pil eller "Avbryt" tar dig till listan igen. Fyll i titel, en eller flera kategorier (kryssrutor — en policy kan taggas med flera samtidigt), version och innehåll, och markera om policyn kräver digital signering av anställda. Formuläret är lika brett som sidans övriga innehåll, och textrutan för innehållet växer medan du skriver.

**Utgå från en mall.** Fliken "Bibliotek" har ett eget "Mallar"-galleri med klassiska policy-mallar (t.ex. IT-säkerhet, Trakasserier, Alkohol & droger, Klädkod, Distansarbete, Sociala medier, Representation, Krishantering, Resepolicy, Jämställdhet & mångfald, Friskvårdsbidrag) — klicka "Använd mall" för att öppna formuläret för en ny policy förifyllt med titel, förslagen kategori och ett textförslag att redigera vidare. Mallens text är ett förslag, inte juridiskt bindande — granska alltid innehållet innan publicering. (Vid skapandet av en ny policy finns också snabbmallar direkt i formuläret, under "Utgå från en mall", för Resepolicy & Traktamente och Lönepolicy.) Vilka mallar som visas följer bolagets produktläge: i läget **Endast lönekartläggning** visas bara Lönepolicy, både i formuläret och under Mallar.

**Vad finns under Bibliotek?** Fliken "Bibliotek" visar mallarna och alla policyer som har ett uppladdat dokument (PDF/Word). En policy som skrivits direkt i appen syns inte där — den finns under "Alla policyer".

**Ladda upp ett dokument istället för att skriva text.** Som alternativ till att skriva policyns innehåll som fritext kan en administratör ladda upp ett befintligt dokument (PDF eller Word, max 7MB) — det uppladdade dokumentet blir då policyns innehåll. Antingen skriver man text ELLER laddar upp ett dokument; något av de två krävs för att kunna spara.

**Anställdas digitala signering.** En policy som markerats "Kräver digital signering" visar en tydlig knapp för den anställda att bekräfta att de läst och förstått innehållet. Administratörer ser i en efterlevnadspanel hur stor andel av personalen som signerat varje sådan policy, och kan skicka en påminnelse till de som ännu inte gjort det.

**Gäller för – avgränsa vem en policy gäller.** När funktionen "Avgränsade policyer" är påslagen har formuläret en sektion "Gäller för". Där kan du begränsa policyn till en eller flera juridiska enheter, länder (landet följer av den juridiska enheten), avdelningar, kontor, likvärdiga grupper, yrkeskategorier eller anställningstyper, och lägga till "Egna villkor" av samma slag som filtren i personallistan (t.ex. Roll innehåller Säljare). En avdelning, ett kontor, en enhet eller en yrkeskategori omfattar också allt som ligger under den. Inom en rad räcker det att ett av valen stämmer; mellan raderna måste alla stämma. Lämnar du sektionen tom gäller policyn alla anställda, precis som tidigare. Under valen visas direkt hur många anställda policyn gäller, till exempel "Gäller 42 av 75 anställda" — bara antal, inga namn eller löner. Flera policyer kan gälla samma person (t.ex. en lönepolicy för hela koncernen och en för Danmark); alla gäller samtidigt. I policylistan visar en etikett på varje kort vem policyn gäller. En anställd ser bara de policyer som gäller hen, kan bara signera dem, och efterlevnadspanelen och påminnelserna räknar bara med de anställda som policyn gäller. Ändringar av avgränsningen loggas i granskningsloggen.

**Egna villkor – bara organisatoriska uppgifter.** Ett eget villkor kan bara gälla avdelning, kontor, juridisk enhet, yrkeskategori, likvärdig grupp, roll, nivå, anställningstyp, status, ort eller ett eget fält som du får se — aldrig e-post, namn, lön, kön, födelsedatum, prestation eller bankkonto. Bara aktiva anställda räknas. Om du inte har behörighet till personallistan och avgränsningen omfattar färre personer än anonymitetsgränsen (minst 3) visas "färre än 3" i stället för ett antal; efterlevnadspanelen fungerar likadant. Förhandsvisningen har en daglig gräns per användare.

**Koppla en policy till lönerevisionen.** I Lönerevisionens Guide finns ett steg som visar om organisationen har en lönepolicy definierad. Om minst en policy finns (oavsett kategori — inte bara sådana kategoriserade "Lönepolicy") öppnas en väljare där administratören kan välja exakt vilken policy som ska kopplas till lönerevisionen; valet driver sedan ett AI-baserat förslag på filtreringsregler utifrån policyns innehåll (aldrig tillämpat automatiskt — administratören godkänner varje förslag för sig).

**Versionsarkiv.** Varje gång en policy skapas eller ändras så att texten, titeln, versionsnumret, kategorierna, avgränsningen eller kravet på signering ändras, sparas en oföränderlig kopia i policyns versionsarkiv (version 1, 2, 3 …) med en kontrollsumma. En ny sparning utan ändringar skapar ingen ny version. Arkivet kan inte ändras eller raderas av någon användare. Lönekartläggningens årsrapport och motiveringar hänvisar till en viss version, så att du i efterhand kan visa exakt vad policyn sa det året. En policy som skapades innan arkivet fanns får sin nuvarande text som version 1 nästa gång den ändras eller när årsrapporten skapas.