--- title: "Lönerevision (revisionscykler)" description: "Lönerevision (revisionscykler)" --- Lönerevision är en gemensam budgetprocess (funktionen aktiveras per organisation): en administratör skapar en cykel med en budget (procent av nuvarande löner), väljer vilka anställda som ingår och kan sätta budgettak per enhet samt utse Final Say-användare. Vid skapandet kan administratören också ange ett ikraftträdandedatum, koppla cykeln till en befintlig lönepolicy och välja en standardvaluta för cykeln. Chefer föreslår sedan löneökningar för sina egna team inom budgeten och skickar in per enhet; högre chefer, Final Say-användare och administratörer granskar, ändrar och godkänner. Ett förslag är slutgiltigt först när det är slutgodkänt (av Final Say eller administratör). Ny cykel i sju steg: formuläret för att skapa en cykel är uppdelat i en klickbar stegvisare högst upp — Policy & period, Lönekartläggning, Medarbetare, Granskare & grupper, Budget per enhet, AI-jämförelse och Granska — där bara ett steg visas i taget. "Tillbaka"/"Nästa: [nästa stegs namn]" navigerar mellan stegen; steg 7 visar i stället "Skapa cykel", som skapar cykeln på riktigt. En redan avklarad stegprick går att klicka på för att hoppa direkt dit, men ett steg som inte nåtts än går inte att hoppa förbi. Steg 7 visar samma skrivskyddade sammanfattning som beskrivs nedan innan cykeln skapas. Granskare & grupper (steg 4): en skrivskyddad "Förhandsvisning av granskningskedjan" visar, per medarbetare, vem som skulle granska förslaget — baserat på organisationen, virtuella grupper och de valda Final-Say-användarna. Under "Externa/virtuella grupper" kan administratören skapa fristående grupper av valfria personer (t.ex. tvärfunktionella team) med en egen tilldelad lönesättande, oberoende av linjeorganisationen — gruppens lönesättande ersätter den vanliga chefen i godkännandekedjan för gruppens medlemmar. Varje befintlig grupp kan redigeras (namn, medlemmar, lönesättande) eller tas bort via ikonerna på gruppens rad; borttagning kräver bekräftelse och kan inte ångras. Grupperna är en återanvändbar resurs som lever kvar mellan cykler, inte en del av en enskild cykels utkast. Final-Say-listan under grupperna kräver att man skriver en sökning innan några namn visas (för att inte lista hela organisationen på en gång). Arbetsytan i fem steg: fliken Arbetsyta är uppdelad i en klickbar stegvisare — Förberedelse, Skapa, Föreslå, Granska och Slutförd — som går att växla manuellt för en pågående cykel, som hoppar automatiskt till "Föreslå" när den öppnas. En avslutad (stängd) cykel visar däremot ingen stegvisare alls — det finns inget kvar att navigera mellan — utan går direkt till den skrivskyddade "Slutförd"-vyn. I "Föreslå" visas medarbetartabellen med precis de extra kolumner administratören valde under "Kolumner till chefen" när cykeln skapades. I "Granska" visas ett kort per medarbetare med hela godkännandekedjan — en rad chips som visar varje nivås status — och den som väntar på just DIN nivås beslut ser tre knappar: Godkänn, Ändra + kommentar och Neka + kommentar (de två sistnämnda kräver en kommentar). I "Slutförd" visas en avslutningsbanderoll, fyra nyckeltal (Uppdaterade, Snitthöjning, Kostnad/mån och Lönegap snitt), en stapel per avdelning som visar könslönegapet före → efter cykeln (samma anonymitetsskyddade beräkning som Lönerevisionens rättviseindikator — en för liten avdelning visas inte alls i listan), en tydlig "Skriv till Anställda (N)"-knapp (samma bekräftade skrivning som beskrivs nedan) samt två genvägar till Brevgeneratorn (Öppna brevgenerator / Skicka brev). Arbetsytan är endast för administratörer: fliken Arbetsyta under Cykler & godkännande visar "Alla lönerevisioner" — en lista över samtliga cykler (pågående och stängda) i hela organisationen med kolumnerna Cykel, Period, Status, Steg, Medarbetare och Budget. En klick på "Öppna" växlar till en cykels detaljvy med en förenklad rubrik (tillbaka-länk, statusetikett, cykelns namn samt "Fler åtgärder"/"Slutför cykel" för en pågående cykel) — innehållet under rubriken är exakt samma Föreslå- respektive Slutförd-vy som beskrivs ovan. En chef (icke-admin) som öppnar sidan ser i stället en kort text som hänvisar till Löneförslag i menyn. Löneförslag — det hierarkiska godkännandeträdet: chefer hanterar sina egna löneförslag under den separata sidan Löneförslag i menyn (inte under Cykler & godkännande), som visar samma vy för alla, härledd ur organisationsschemat. En chef med endast direktrapporterande medarbetare ser en platt lista med varje medarbetares "nuvarande → ny lön · +X%" och en statusetikett. En chef med underchefer ser i stället en hopfällbar trädstruktur — en rad per underchef med teamstorlek och genomsnittlig höjning, som fälls ut (chevron) till nästa nivå ju högre upp i trädet du befinner dig. Den rad som väntar på DIN nivås beslut visar tre knappar i stället för en etikett: Godkänn, Ändra + kommentar (visar även ett fält för den nya lönen) och Neka + kommentar — de två sistnämnda kräver en kommentar innan de går att skicka. En medarbetare vars lön ännu inte satts av sin chef visar i stället ett redigerbart fält förifyllt med föreslaget belopp och en "Lås in"-knapp. Har cykeln extra "Kolumner till chefen" visas en informationsikon per rad som fäller ut en ljusgrå panel med de valda kolumnernas värden. Endast administratörer ser en "Visa som"-väljare för att öppna trädet som en valfri chef i organisationen (från samma Löneförslag-sida) — en vanlig (icke-admin) chef ser alltid bara sin egen position, utan väljare. Har chefen ingen aktiv cykel visas bara ett meddelande om att det inte finns någon aktiv revisionsomgång just nu. Importera från lönekartläggningen: när funktionen är påslagen visas en knapp på skapa-formuläret som förhandsgranskar vilka medarbetare som redan är flaggade som underbetalda i den befintliga lönekartläggningen (samma beräkning som den individuella analysen använder) — enbart som referens, ingenting skrivs eller kopplas in i cykeln automatiskt. Bredvid knappen väljer administratören också vem som senare ska kunna se det importerade gapet på förslagstabellen i arbetsytan: "Endast HR/Admin & Final-Say" (standard) eller "Alla chefer". Är funktionen avstängd för organisationen visas i stället ett förklarande kort i steget i stället för en tom sida. Förhandsgranskningen kräver att du får se löner (samma regel som den individuella analysen) och räknar bara med medarbetare i organisationens valuta. När cykeln skapas räknar servern om gapet själv – siffror från webbläsaren används aldrig – och sparar bara värden för jämförelsegrupper som klarar anonymitetsgränsen, eftersom cheferna kan se dem. Ett gap som bara du får se visas i förhandsgranskningen men sparas inte på cykeln; texten under knappen säger hur många det gäller. Kolumner till chefen: administratören kan välja vilka medarbetarkolumner chefen ska se för varje förslag längre fram i arbetsytan. Kolumnerna Namn, Avdelning, Chef och Grundlön är alltid förvalda och gråmarkerade i listan — de kan inte tas bort, men fler kolumner går att lägga till. Listan över inkluderade anställda visar även en "Benchmark-lön"-kolumn om en sådan finns registrerad på medarbetaren. Slutför cykeln: när alla förslag är klara trycker en administratör på "Slutför cykel" i arbetsytan. En bekräftelseruta visas först och förklarar vad som händer: varje slutgodkänd medarbetares nya lön skrivs till personalregistret och en post läggs till i medarbetarens lönehistorik (märkt med vilken cykel den kom från). Detta ändrar skarp medarbetardata och kan inte ångras automatiskt. Efter slutförandet visas hur många medarbetare som uppdaterades, och cykeln försvinner från listan över aktiva cykler. Förslag som aldrig nådde slutgodkänt (utkast eller enbart chefsgodkända) skrivs inte tillbaka. Kontext i förslagstabellen: när funktionerna Rörlig lön respektive Lönehistorik är påslagna för organisationen visar förslagstabellen två skrivskyddade kolumner som stöd för beslutet — "Rörlig lön i år /mån" (årets bonus/provision omräknad till ett månadsbelopp) och "Senaste löneändring" (datum och belopp för den senaste posten i lönehistoriken). Kolumnerna visas bara för de medarbetare vars grundlön du redan ser i din arbetsyta, och döljs helt när funktionerna är avstängda. Löpande budgetuppskattning: medan administratören fyller i budgeten på skapa-formuläret visas en direktuppskattning under fältet — "≈X% genomsnittlig höjning för N medarbetare" — beräknad på de medarbetare som just nu är valda för cykeln. Uppskattningen uppdateras direkt när budgetprocenten eller urvalet ändras, och beskriver en jämn (pro rata) fördelning av budgeten. Den är bara en uppskattning inför beslutet — ingenting sparas. Jämför budgetscenarier: innan cykeln skapas kan administratören förhandsgranska upp till tre budgetnivåer sida vid sida under "Jämför budgetscenarier". Varje scenariokort visar genomsnittlig höjning i procent och totalkostnaden per månad och år för de valda medarbetarna. När funktionen Lönerevisionens rättviseindikator (pay-equity guardrail) är påslagen visar korten dessutom det prognosticerade könslönegapet för hela företaget före → efter (samma anonymitetsskyddade beräkning som indikatorn i arbetsytan — en för liten grupp visar "för liten grupp" i stället för siffror). Är den funktionen avstängd visas korten ändå, bara utan gap-kolumnen. Scenarierna är enbart en förhandsgranskning: ingenting skrivs förrän du trycker på "Skapa cykel". Kom-igång-checklista: en administratör som öppnar sidan för första gången ser en checklista högst upp ("X/4 klart") med det som återstår innan en cykel kan skapas på ett meningsfullt sätt — lägg till medarbetare, registrera grundlöner, sätta upp organisationsenheter och starta den första cykeln. Varje rad har en genväg till rätt sida och en X för att avfärda raden (den flyttas då till en hopfällbar "Klart"-sektion, oavsett om uppgiften faktiskt är klar). Checklistan uppdateras automatiskt utifrån verklig data — inget behöver bockas av manuellt. Brevgenerator: när en cykel är slutförd kan en administratör öppna Brevgeneratorn från arbetsytan. Här skapar och sparar man återanvändbara, namngivna brevmallar (med platshållare som {{EMPLOYEE_NAME}} och {{NEW_SALARY}}) i stället för att skriva om texten varje gång. En sökbar, kryssbar lista visar varje slutgodkänd medarbetare i cykeln med namn, avdelning och ny lön; man kan tilldela en mall per medarbetare eller markera flera och tilldela en mall till alla på en gång. "Spara brev" genererar ett riktigt PDF-lönebesked per markerad medarbetare och arkiverar det i medarbetarens Dokument-flik. "Skicka brev" skickar sedan ut det redan sparade brevet: chefen får ett kort sammanfattande e-postmeddelande och medarbetaren får ett separat mail med lönebeskedet som PDF-bilaga — en bekräftelseruta visas innan något skickas, eftersom detta går till riktiga mottagare och inte kan ångras. Vem får använda Brevgeneratorn: åtkomsten följer behörigheten för Lönerevision (Cykler och godkännande), inte behörigheten att redigera personal. Admin, en roll med skrivbehörighet till Cykler och godkännande samt cykelns Final Say och cykelansvariga kan spara och skicka brev. En roll med läsbehörighet och cykelns observatörer kan bara se listan och mallarna. En delegerad roll ser bara medarbetarna inom sitt åtkomstområde. Om lönesynligheten är begränsad visas listan utan lönebelopp. När du skickar brev hoppas medarbetare utanför ditt åtkomstområde över — resten skickas, och resultatet visar hur många som hoppades över. Vem får ändra brevmallarna: brevmallarna är gemensamma för hela företaget. Bara Admin och roller med behörigheten Brevmallar (under Lönerevision i Roller och behörigheter) kan skapa, ändra och ta bort dem. Cykelansvariga och Final Say kan välja bland mallarna och skicka brev, men inte ändra mallarna. Lönerevisionsplaneraren och saknad grundlön: en medarbetare utan grundlön får aldrig en höjning i planeraren — inte heller en fast summa. Hen räknas inte med i lönegapet, budgeten eller antalet berörda. Planeraren visar i stället "N hoppades över – saknar grundlön" med namnen, så att du kan rätta uppgifterna i personallistan. Varje höjning från planeraren sparas också som en daterad rad i medarbetarens lönehistorik (gäller från i dag, i medarbetarens valuta, med planeraren som källa), så att den syns i analyser och exporter även för medarbetare som redan har lönehistorik. **Höjningar från åtgärdsplanen.** Har en medarbetare en korrigeringsplan i lönekartläggningens åtgärdsplan (klassad „Omotiverad”) förifylls årets del av planen som förslag när cykeln skapas — rutan „Förifyll höjningar från lönekartläggningens åtgärdsplan” i steg 2 är ikryssad från början. Årets del räknas kumulativt: förslaget tar medarbetaren minst upp till planens golv för året (lönen planen utgick från plus alla andelar till och med i år), så en höjning som missades ett tidigare år tas igen, och ingenting föreslås om lönen redan ligger på eller över golvet. Vilket år i planen det är räknas från året planen skapades och cykelns ikraftträdandedatum. Förslaget märks „Från åtgärdsplan” (håll muspekaren över för år och golv). HR kan ändra beloppet som vanligt; sänks det under golvet visas „Under åtgärdsplanens golv”. Beloppen reserveras i budgeten och visas som „varav reserverat för åtgärdsplan”. För en cykel som redan är igång finns knappen „Hämta höjningar från åtgärdsplanen” i steget Föreslå: den höjer förslag som fortfarande är utkast till golvet (sänker aldrig) och märker övriga. Cykeln skrivs tillbaka på korrigeringsplanen och på åtgärden i åtgärdsplanen (en åtgärd skapas om den saknas och du får redigera åtgärdsplanen), och när cykeln slutförs noteras om höjningen genomfördes. Märkningen, golvet och det reserverade beloppet syns bara för den som har behörighet till åtgärdsplanen; en vanlig chef ser bara beloppet. Den som skapar en cykel utan den behörigheten får inga förifyllda höjningar. Funktionen kan stängas av per organisation (den är på som standard) och kräver serverbaserade lönemotiveringar. **Budget per valuta.** Budgeten räknas aldrig på löner i olika valutor tillsammans. Varje medarbetare räknas i sin lönevaluta (egen valuta, annars den juridiska enhetens, annars organisationens), och procentbudgeten gäller varje valutas egna löner. Rubriksiffrorna (total budget, fördelat, kvar) avser cykelns huvudvaluta — standardvalutan om någon får lön i den, annars den största gruppen — och övriga valutor visas på egna rader. Ett budgettak per enhet anges i enhetens valuta (den som flest av enhetens medarbetare har) och kontrolleras mot den valutans budget. Löneskillnaden i skyddsräcket, budgetscenarierna och sammanfattningen i steget Slutförd räknas också inom en valuta i taget. **Lönegapsvarning vid godkännande (5 %-regeln).** Granska-steget visar en varning när cykeln gör att en grupp för lika arbete eller en jobbkategori passerar 5 % löneskillnad mellan kvinnor och män, eller ökar en osaklig skillnad som redan är över 5 %. Det är samma regel som lönekartläggningen: minst 5 % i medel- eller medianlön, åt båda håll, räknat på exakta värden och inom en valuta i taget. Varningen stoppar inget — du kan godkänna ändå — men den sparas på godkännandet. Den visas för administratörer och för den som ska godkänna förslaget. Grupper under anonymitetsgränsen räknas inte och visas aldrig. Under tiden du skriver visar skyddsräcket bredvid lönefältet „över 5 %-gränsen” utifrån medellönen; medianen räknas bara vid godkännandet. **Välj medarbetare efter lönepolicy.** Har cykeln en lönepolicy (steg 1) kan du i steget Medarbetare klicka „Välj efter lönepolicy”. Då ingår bara de som policyns „Gäller för” omfattar, och servern kontrollerar varje medarbetare när cykeln skapas. „Visa alla igen” tar bort begränsningen. Kopplar du en policy utan att använda knappen sparar cykeln ändå hur många som ligger utanför policyn. Kräver att policyer med „Gäller för” är påslaget. **När cykeln slutförs.** Varje medarbetare som fick ny lön och har en lönemotivering i lönekartläggningen markeras „För omprövning” med en länk till cykeln. Motiveringen ändras eller tas aldrig bort automatiskt — du avgör. Spara motiveringen igen i Individuell analys så är den omprövad. Har medarbetaren en korrigeringsplan flyttas åtgärden vidare, även om cykeln inte förifylldes från planen. Startsidan visar „Ompröva N motiveringar”. **Lönebrev när Dokument är avstängt.** Sparade lönebrev lagras hos medarbetarens dokument. I produktläget Lönekartläggning är fliken Dokument avstängd. Därför öppnar du ett sparat brev direkt i Brevgeneratorn med „Öppna”. Knappen kräver samma behörighet som brevlistan och att du får se löner.