---
title: "Årsrapport & arkiv"
description: "Årsrapport & arkiv"
---

**Var finns den?** Lönekartläggning ▸ **Årsrapport & arkiv** — den tredje fliken på sidan *Lönekartläggning {år}* (bredvid Guide och Arbetsyta). Kort sagt: det här är årets skriftliga dokumentation av lönekartläggningen. När du genererar årsrapporten sparas analysen, motiveringarna och åtgärderna som de var just då. Innevarande år kan genereras om; tidigare år är låsta och kan inte ändras. Sidan hette tidigare "Årlig lönekartläggning".

Svensk lag (diskrimineringslagen 3 kap) kräver att arbetsgivare med minst 10 anställda genomför en **årlig, skriftlig** lönekartläggning. Alla andra vyer i lönekartläggningsmodulen — klassificering, gruppanalys, individuell analys, motiveringar, korrigeringsplaner och EU-rapporten — räknas alltid om från aktuell data. Det duger inte som skriftlig dokumentation: ni kan inte i efterhand bevisa vad förra årets analys visade om siffrorna hela tiden kan ändras. Den här sidan löser det genom att generera en **daterad ögonblicksbild** för ett kalenderår — det faktiska dokument som utgör årets lönekartläggning.

**EU-rapporten i korthet.** Överst i listan visar sidan en ruta med årets EU-rapport: antal arbetsvärdegrupper, hur många som kräver motivering (med grupp och median- och medelskillnad i procentenheter), hur många grupper som är dolda av anonymitetsskäl och andelen kvinnor per lönekvartil. Knappen **Öppna EU-rapporten** leder till hela rapporten. Rutan visas när EU-rapporten är aktiverad och er roll får läsa den (Exporter, läsa). När ni genererar ett år sparas sammanfattningen med ögonblicksbilden. Ett arkiverat år visar den sparade sammanfattningen, aldrig en ny beräkning, och en ögonblicksbild från innan sammanfattningen fanns visar "Ingen EU-sammanfattning sparad för detta år". Sammanfattningen innehåller bara antal och de flaggade grupperna, inga namn, e-postadresser eller löner, och en dold grupp räknas bara. För en dansk juridisk enhet står det i rutan att den är ett förberedande underlag och inte en dansk lagstadgad rapportering.

När ni klickar **"Generera för [år]"** sparas en komplett kopia av: klassificeringssammanfattningen och de detaljerade rollerna, varje registrerad motivering och korrigeringsplan, EU-rapporten om lönetransparens (om aktiverad) — inklusive andelen kvinnor och män per lönekvartil och de variabla lönedelarna, med samma anonymitetsskydd som i den levande rapporten — och kriterierna för arbetsvärdering per likvärdigt-arbete-grupp, tillsammans med vilka dimensioner som gällde (de fyra lagstadgade och era egna, med sina namn) — allt exakt som det såg ut vid genereringstillfället. Arkivet visar därför era egna dimensioner som egna kolumner. Ett år som arkiverades innan dimensionerna sparades med underlaget visar de fyra lagstadgade kolumnerna som tidigare, med en anteckning om det.

**Artikel 9 i CSV-exporten.** Ögonblicksbildens CSV innehåller efter EU-rapportens kategoritabell samma avsnitt som EU-rapportens egen CSV: andelen kvinnor och män per lönekvartil, andelen kvinnor och män som får rörlig lön, skillnaden i rörliga delar (medel och median) och timlönen som förberedelse. Dolda värden är streck. En ögonblicksbild som sparades innan ett avsnitt fanns exporteras som tidigare, utan det avsnittet.

**Inaktuella motiveringar markeras.** I ögonblicksbildens lista över motiveringar får en motivering som registrerades före ögonblicksbildens år märket **"Inaktuell — registrerad {år}, se över"** (även i CSV-exporten, som en sista ja/nej-kolumn), och EU-avsnittet visar hur många motiveringar som var registrerade före det året. Motiveringen räknas fortfarande — märket betyder bara att den bör ses över. I EU-rapporten räknas en flaggad grupp som motiverad när alla anställda som Individuell analys flaggar i den har en saklig motivering.

**Flaggad grupp utan någon enskild under mål.** En grupp som EU-rapporten flaggade men där Individuell analys inte flaggade någon (typiskt när alla som ligger under målön finns i roller som är mindre än anonymitetsgränsen) visas i ögonblicksbilden som **"Flaggad — ingen enskild under mål, granska gruppindelningen"**. Den räknas fortfarande som att den kräver åtgärd och kan fortfarande utlösa en gemensam lönebedömning. Se över arbetsvärdegruppen och rollstorlekarna — slå ihop eller justera roller så att de når anonymitetsgränsen, eller dokumentera skälen till skillnaden på gruppnivå. En ögonblicksbild som genererades innan den här statusen fanns visar gruppen som förut ("Kräver motivering"). EU-avsnittet visar också vilken lön rapporten bygger på: heltidsomräknad månads-/årslön (grundlön och rörliga delar) — timlön redovisas inte ännu, eftersom svensk lag om lönetransparens inte är beslutad. CSV-exporten innehåller ett eget EU-avsnitt med samma rad och, per arbetskategori, antal anställda, flaggning och motiveringsstatus; en dold grupp exporteras bara med anonymitetsmarkeringen.

**Regenerering är begränsad med flit.** Endast innevarande kalenderårs ögonblicksbild kan genereras om (till exempel för att rätta ett misstag innan året är slut) — varje sådan omgenerering loggas i granskningsloggen. Ett tidigare års ögonblicksbild är permanent låst så fort kalenderåret har gått ut: lagen kräver att ni kan bevisa vad ett tidigare års analys sa, vilket en skrivbar post skulle omintetgöra.

**Anonymitet är inbyggd i själva ögonblicksbilden — inte bara i den löpande vyn.** Klassificeringsdata som sparas är alltid grindad mot organisationens gräns för minsta gruppstorlek: en grupp eller roll under gränsen sparas som helt dold (inga siffror alls), och den könsuppdelade jämförelsen visas bara när båda könen var för sig klarar samma gräns. Samma spärr gäller även den löpande klassificeringsvyn (Översikten, även efter filterval) och API:t — men en sparad ögonblicksbild läses ofta långt senare, när sammansättningen i en grupp kan ha ändrats, så den måste skyddas striktare än en tillfällig vy.

**Fullständig version för den som får se löner.** Årsrapporten är arbetsgivarens interna dokumentation (DL 3 kap. 13 §), så ögonblicksbilden sparar även klassificeringen med alla värden, grupper med en eller två personer inräknade. Den visas bara för den som har behörighet att se individuella löner (Admin eller en roll som får se löner), med texten „Visar alla värden – du har behörighet att se individuella löner”. Alla andra ser den dolda versionen ovan. EU-rapporten i ögonblicksbilden behåller alltid sin anonymitetsspärr. Ögonblicksbilder som genererades innan detta infördes har bara den dolda versionen.

Varje års lista visas på sidan med genereringsdatum, vem som genererade den och antal anställda som ingick. Klicka **"Visa"** för att öppna en tidigare ögonblicksbild i sin helhet, eller exportera den som CSV respektive skriv ut/spara som PDF — ett fristående, nedladdningsbart underlag att arkivera eller lämna vid en eventuell tillsyn.

**Ett år i fyra flikar.** När du öppnar ett år delas det upp i fyra flikar i stället för en lång sida: **DL-dokumentation** (årets underlag, det guidade flödet, årets dokument med PDF och signerat exemplar, klassificering, motiveringar och dokumentationsplanen), **EU (art. 9/10)** (EU-rapporten i korthet, siffrorna enligt artikel 9, den gemensamma lönebedömningen samt fastställelse, inlämning och spridning), **Samverkan** (samrådsloggen) och **Arkiv & trend** (jämförelsen med förra året, kriterierna, parametrarna, de frysta lönepolicyerna och en knapp till trenden). Sidan kommer ihåg vilken flik du senast hade öppen. En länk från guiden eller EU-sidan kan öppna ett visst år direkt på rätt flik. Äldre ögonblicksbilder visas som förut, bara uppdelade på flikarna.

**Registrera före genereringen.** För innevarande år behöver du inte längre generera rapporten först. Innan årsrapporten finns kan du redan logga samverkan, skriva den gemensamma lönebedömningen (orsaker, åtgärder, utvärdering) och spara ett **utkast till fastställelse** (undertecknare, roll, uttalande och kopplade samverkanstillfällen). Allt sparas under året och finns kvar när du genererar. Vid genereringen fryses en förteckning över vad som då fanns registrerat (vilka samverkanstillfällen, om bedömningen hade orsaker och hur många åtgärder, och utkastets undertecknare) in i rapporten, utan texterna i sig. Själva **fastställelsen** gäller alltid en genererad version av rapporten: du registrerar den efter genereringen, med formuläret förifyllt från utkastet, och den markeras som inaktuell om rapporten genereras på nytt. Inlämningsdatum kräver också den genererade rapporten. För tidigare år gäller samma regler som förut: där krävs en genererad ögonblicksbild.

**Samrådslogg med fackligt ombud eller arbetstagarrepresentant.** Diskrimineringslagen 3 kap kräver inte bara en skriftlig analys utan också att arbetsgivaren **samråder** med de fackliga organisationerna (eller motsvarande arbetstagarrepresentanter) under lönekartläggningen. På varje års ögonblicksbild finns därför en egen sektion för detta: registrera representantens namn och roll, datum för samrådet, vad som diskuterades och eventuella överenskomna åtgärder. Loggen kan fyllas på löpande under året — den är inte låst av samma regel som klassificeringsdata: ett samråd är en dokumentation av något som faktiskt hänt, inte en omräkningsbar analys, så nya poster kan registreras (och en felskriven post kan tas bort och läggas till igen) även för ett tidigare, i övrigt permanent låst år. Samrådsloggen är en del av samma funktion som resten av sidan, inte en separat inställning.

**Åtgärder, kostnad och tidsplan hämtas från åtgärdsplanen.** Dokumentationsplanen har fyra delar i den här ordningen. 1) **Lönejusteringar (från åtgärdsplanen):** varje korrigeringsplan i Åtgärdsplan visas automatiskt, med medarbetare, målön, justering per månad, längd och fördelning per år, period, status (Väntar / Pågår / Genomförd) och ansvarig. Status och ansvarig kommer från åtgärdsplanen och ändras där — knappen **Öppna åtgärdsplanen** tar dig dit. 2) **Övriga åtgärder (ej lönejusteringar):** åtgärder som inte är lönehöjningar, till exempel "Se över lönekriterierna" eller "Utbilda chefer i lönesättning", lägger du till för hand som tidigare. 3) **Kostnadsberäkning:** beräknas från korrigeringsplanerna, per år både årets nya höjning och den samlade kostnaden inklusive tidigare års höjningar (år 1–5), antal berörda medarbetare, och uppdelat per valuta och juridisk enhet när ni har flera. Under **Övriga kostnader** anger du det planerna inte vet, till exempel konsulter eller arbetsgivaravgifter; totalen är beräknat + övriga kostnader. En kostnad som skrevs in för hand innan den automatiska beräkningen fanns visas som *Manuellt angiven (före automatisk beräkning)* tills du ersätter den. 4) **Tidsplan:** beräknas från korrigeringsplanerna ("Justeringarna genomförs 2026–2028"), med en varning när en plan för en svensk medarbetare är längre än tre år (diskrimineringslagen 3 kap. 13 §). Du kan lägga till ett måldatum och en anteckning. När årsrapporten genereras fryses båda delarna — korrigeringsplanerna med sin status just då och de manuella åtgärderna — så att nästa års utvärdering av förra årets åtgärder kan läsa dem. I den frysta rapporten anges medarbetaren med e-post, precis som motiveringarna, aldrig med namn. Tidigare år visar alltid de frysta siffrorna, aldrig en ny beräkning. Det gäller även om en medarbetare senare har fått en ny korrigeringsplan, bytt valuta eller juridisk enhet eller slutat: ett tidigare år behåller de åtgärder, belopp, valutor och juridiska enheter som frystes. Bara status och ansvarig för en åtgärd som var kopplad till åtgärdsplanen visas som de är i åtgärdsplanen nu. Hittas inte medarbetaren i personalregistret visas det vid åtgärden, eftersom valutan och den juridiska enheten då bara är organisationens standard. Guidens steg *Kostnadsberäkning & tidsplan* räknas som klart när åtgärdsplanen ger kostnad och tidsplan — du behöver inte skriva in dem.

**Underlag per juridisk arbetsgivare.** Arbetsgivare, organisationsnummer och antal anställda är förifyllda från Inställningar (juridiska enheter, annars företagsnamnet) och personalregistret. Antalet räknas på det datum som gäller i arbetsgivarens land: 1 januari i Sverige, 31 december föregående år i Danmark (osäkert, kontrollera med jurist) och annars 1 januari. Inget räknas som ifyllt förrän du bockar i **Jag bekräftar**. Vem som bekräftade och när sparas, och ett värde du har ändrat märks *Ändrat jämfört med registret* tillsammans med din motivering. Avviker antalet från registret visas en varning. Hamnar arbetsgivaren med ditt antal på andra sidan en storleksgräns än med registrets (till exempel 10 eller 25 anställda i Sverige) måste du skriva varför. Ovanför täckningsrutan står hur många av arbetsgivarens anställda som ingår i årets analys och hur många som är utelämnade för att de har lön i en annan valuta. Under **Granskning per likvärdighetsgrupp** bockar du i varje grupp när du har analyserat den; vem och när sparas per grupp. Har organisationen två eller fler juridiska enheter, och funktionen är påslagen för er, visas väljaren **Juridisk arbetsgivare** överst och varje enhet får ett eget underlag. Anställda utan juridisk enhet räknas till huvudkontoret. De andra enheternas underlag fryses i årsrapporten när den genereras. En organisation med en enhet ser ingen väljare.

**Analys och register per juridisk arbetsgivare.** När underlaget förs per juridisk arbetsgivare (två eller fler enheter och funktionen påslagen) fryser årsrapporten också en analys per arbetsgivare: arbetsgivarens egna anställda i dess egen valuta, så att en dansk enhet med lön i DKK inte längre räknas som "0 av m" i en svensk rapport i SEK. Tabellen **Analys per juridisk arbetsgivare (fryst)** visar per arbetsgivare valuta, antal analyserade anställda, antal grupper för lika arbete och hur många EU-kategorier som behöver motiveras. Den organisationsövergripande analysen ovanför är oförändrad, och en organisation med en arbetsgivare ser ingen sådan tabell. Analysen per arbetsgivare är en del av årets rapport och låses med året. I årets underlag visas då bara arbetsgivarens egna grupper under **Granskning per likvärdighetsgrupp**, och täckningen räknas i arbetsgivarens egen valuta. Nya poster i samrådsloggen och bland övriga åtgärder registreras för den arbetsgivare som är vald överst, och tabellerna får en kolumn **Juridisk arbetsgivare**. En post utan arbetsgivare hör till huvudkontoret.

**Fyll i underlaget innan rapporten genereras.** Årets underlag (arbetsgivare, antal anställda, analystexterna och åtgärderna) kan fyllas i och sparas för innevarande år redan innan årsrapporten har genererats. Guidens steg eller knappen **Fyll i årets underlag** i listan öppnar formuläret med texten att ingen årsrapport har genererats ännu. Det du sparar finns kvar och fryses in i rapporten när du väljer **Generera för [år]**. Innan dess finns ingen analys, så ingen likvärdighetsgrupp kan bockas av och täckningen räknas över hela personalregistret. Ett tidigare år utan årsrapport kan inte fyllas i, eftersom det inte längre kan genereras.

**När räknas arbetsgivaren som ifylld?** För innevarande år räknas arbetsgivare och antal anställda som ifyllda först när båda är bekräftade (**Jag bekräftar**), antalet fortfarande är det bekräftade och källan till antalet finns. Samma regel gäller i guidens steg 1, i checklistan för den skriftliga dokumentationen och i storleksbedömningen. Tidigare år som fylldes i med enbart fritext räknas fortfarande. Datum kontrolleras i arbetsgivarens tidszon (från den juridiska enheten), annars svensk tid.

**Formuläret följer arbetsgivarens land.** Vilket formulär en juridisk arbetsgivare fyller i styrs av dess juridiska profil. En svensk arbetsgivare ser samma formulär som tidigare. En dansk arbetsgivare får ett eget danskt formulär med tre val per år, i listan **Formulär för arbetsgivaren och året**: a) könsuppdelad lönestatistik enligt ligelønsloven § 5a (förvalt), b) en ligelønsredegørelse, eller det fullständiga formuläret enligt svensk modell. Det danska formuläret frågar efter statistiken eller redogörelsen, høring (hur de anställda informerades och hördes), handlingsplan och slutsats, och organisationsnumret heter CVR-nummer. Vissa danska punkter är inte juridiskt verifierade och markeras så; de ger bara varningar. Valet sparas med underlaget, vem som valde och när, och fryses i årsrapporten. Rutan för täckning kräver det valda formulärets egna analysfält. En norsk arbetsgivare får ett norskt formulär för aktivitetsplikten (lönekartläggning per kön och ofrivillig deltid, risker och orsaker, åtgärder, utvärdering, samarbete och redogörelse enligt § 26 a), en finsk arbetsgivare ett formulär för jämställdhetsplanen med lönekartläggning (jämställdhetsläget, lönekartläggning, åtgärder, uppföljning av tidigare åtgärder och samarbete) och FO-nummer (Y-tunnus); båda kan i stället välja det allmänna formuläret, och text som sparats i det allmänna formuläret innan landets profil fanns visas kvar där. En polsk arbetsgivare får det allmänna formuläret med en notis om Kodeks pracy art. 18³ᶜ och NIP-/KRS-nummer. Punkter som inte är juridiskt verifierade markeras osäkra och ger bara varningar. En arbetsgivare i ett annat EU/EES-land utan egen profil får ett allmänt formulär med en notis om EU-baslinjen, och en arbetsgivare utanför EU/EES ett allmänt formulär utan lagkrav. Har en administratör valt den juridiska profilen manuellt under Inställningar ▸ Juridiska enheter visas **Juridisk profil vald manuellt**.

**Formulärets stöd.** Under varje fält står en kort hjälptext om vad du ska skriva, och under textfälten syns hur många tecken du har använt av 4 000. **Bedömningens resultat** väljs i en egen lista. Rutan som bekräftar att analysen omfattar hela arbetsgivaren går att bocka i först när lönepraxis, lika arbete, likvärdigt arbete och slutsatsen är ifyllda; tömmer du ett av fälten tas bocken bort. Servern tar inte emot en ny sådan bekräftelse med tomma analysfält. Väljer du **Inga lönejusteringar behövs** medan årets analys har osakliga löneskillnader eller lönejusteringar i åtgärdsplanen visas en varning om att slutsatsen måste förklara varför. Det är bara en varning, du kan spara ändå. Datumet för bedömningen måste ligga under kartläggningsåret och får inte vara i framtiden; annars visas ett meddelande och inget sparas. Har du ändrat något som inte är sparat står det **Osparade ändringar** vid knappen, och du får frågan om du vill lämna utan att spara om du går tillbaka till listan, byter flik eller juridisk arbetsgivare eller stänger sidan.

**Guidat flöde: "Årets dokumentation" (funktionen "Guidat årsunderlag").** När funktionen är påslagen skriver du den svenska arbetsgivarens texter en sektion i taget i stället för i ett långt formulär. Sektionerna följer diskrimineringslagen 3 kap. 13 §: arbetsgivare och omfattning, lönebestämmelser och praxis, lika arbete, likvärdigt arbete, resultat och slutsats, åtgärder med kostnad och tidsplan, uppföljning av förra årets åtgärder, samverkan och en hänvisning till dokumentationen av övriga aktiva åtgärder. Dataskydd är en valfri intern bilaga och räknas inte till "klart". Översikten visar "{n} av {m} sektioner klara" för er storlek (25 eller fler, 10–24, färre än 10 anställda) och status per sektion med ikon och text: Bekräftad, Utkast – ej bekräftat, Ändrat sedan bekräftelse, Ej påbörjad eller Behövs ej. Varje sektion har en fråga, lagrummet, en hjälptext och ett **förifyllt utkast** som Novro bygger ur årets sparade siffror: bara antal och andelar som redan klarar anonymitetsgränsen, aldrig namn, e-postadresser eller enskilda löner, och aldrig en bedömning. Saknas data står det en tydlig lucka i stället. Du kan redigera texten eller bekräfta utkastet oförändrat; varje bekräftelse sparas med vem och när. Ett sparat utkast räknas aldrig som ifyllt, bara en bekräftad sektion. Ändras underlaget efter bekräftelsen visas "Ändrat sedan bekräftelse" och knappen **Visa nytt utkast**; texten skrivs aldrig över utan att du godkänner det. **Dokumentspråket** (svenska, engelska, danska, norska, finska eller polska) väljs separat från gränssnittets språk och sparas per juridisk arbetsgivare och år. Standard är arbetsgivarens lands språk: svenska för en svensk, danska för en dansk, norska för en norsk, finska för en finsk, polska för en polsk och annars engelska. Utan skrivbehörighet förhandsgranskar knapparna bara språket. **Slutför och frys** genererar årsrapporten. Saknas obligatoriska sektioner får du en varning men kan ändå slutföra; årsrapporten sparar vilka som saknades. Arbetsgivare, antal anställda, bedömningsdatum och täckningsbekräftelsen fyller du fortfarande i ovanför flödet. Texter som skrevs innan flödet fanns räknas som bekräftade. Har organisationen flera juridiska arbetsgivare väljer du arbetsgivare i väljaren ovanför formuläret. Varje arbetsgivare får flödet efter sitt eget lands mall. En **dansk** arbetsgivare följer ligelønsloven § 5 a: könsuppdelad lönestatistik (standard) eller en likalönsredogörelse (redegørelse), vald per år i formulärväljaren, med resultat och slutsats, handlingsplan, samråd och uppföljning; kravnivån gäller från 35 anställda. En arbetsgivare i ett annat EU-land får EU-mallen efter lönetransparensdirektivet (EU) 2023/970 (krav från 100 anställda). Ett land utan juridisk profil får en allmän mall utan lagrum. En dansk arbetsgivare ser aldrig svensk lagtext. Utkasten för en arbetsgivare bygger bara på dess egna uppgifter: egna anställdas motiveringar, egna lönejusteringar och samråd, och dess egen analys. Norges och Finlands egna formulär och den svenska modellen för en dansk arbetsgivare har ännu inget guidat flöde och behåller formuläret. En formulärtyp som du väljer men inte sparat visar formuläret tills du sparar.

**Årets dokumentation som dokument, PDF och signerat exemplar.** När funktionen "Guidat årsunderlag" är på visar varje genererat år – även arkiverade år – kortet **Årets dokumentation** överst. Det visar årsunderlaget som ett läsbart dokument, så som det frystes när årsrapporten skapades: arbetsgivare, organisationsnummer och antal arbetstagare, varje avsnitt med rubrik, lagrum och den bekräftade texten med vem som bekräftade och när. Ett avsnitt som bara är ett utkast visas som "Inte ifyllt eller bekräftat" – ett utkast kommer aldrig med i dokumentet. Saknas obligatoriska avsnitt för storleksklassen står det i dokumentet, men dokumentet kan ändå användas. Övriga aktiva åtgärder (3 kap. 13 § p. 1–2) visas som en fast hänvisningsrad följd av er egen länk eller bilaga. Bilagan med grupper av lika arbete visar bara antal för grupper som anonymitetsgränsen tillåter; aldrig namn, e-postadresser eller enskilda löner. Välj **dokumentspråk** (svenska, engelska, danska, norska, finska eller polska) oberoende av gränssnittets språk; standard är språket som sparats för arbetsgivaren i flödet. En dansk, EU- eller allmän mall har egen titel, egna rubriker och eget lagrum, och det danska dokumentet visar CVR-nummer. Dataskyddsbilagan är intern och kommer bara med om du kryssar i **Ta med den interna bilagan**. **Ladda ner PDF** skapar samma dokument som PDF med en underskriftsrad; nedladdningen loggas i granskningsloggen. Under **Signerade exemplar** kan du ladda upp den underskrivna PDF:en (max 7 MB). Den sparas i årets arkiv för den valda juridiska arbetsgivaren; Novro läser inte innehållet. Du kan ladda ner eller ta bort ett exemplar; borttagning frågar först. Varje nedladdning av ett signerat exemplar och varje visning med den interna bilagan loggas i granskningsloggen. För ett stängt år tas ett exemplar inte bort utan dras tillbaka: det döljs i listan men finns kvar i årets arkiv. Ett stängt års avsnitt kan inte heller ändras längre i den guidade dokumentationen. Ett avsnitt vars underlag har ändrats sedan det bekräftades markeras så även i dokumentet. Vill du ta med bekräftelser som gjorts efter genereringen skapar du årsrapporten igen (bara för innevarande år). Med den guidade dokumentationen är dataskyddsanteckningen valfri även i guidens steg "Planera åtkomst och samverkan".

**Checklistan läser årets sparade underlag.** För innevarande år visar checklistan det du har sparat, inte bara det som frystes vid den senaste genereringen. Skiljer de sig åt står det att underlaget inte finns i den frysta rapporten ännu och att du behöver generera om den. Tidigare år visar alltid det frysta. Övriga arbetsgivares underlag för ett stängt år visas som det är sparat nu, eftersom året inte längre kan genereras om. Flyttas huvudkontoret till en annan enhet behåller den tidigare huvudkontorsenheten sitt bekräftade underlag, och den nya får ett eget. Varje arbetsgivare kan bara bocka av de likvärdighetsgrupper som dess egna anställda finns i.

**Fliken "Trend" — jämför flera år.** Så snart minst **2 år** har genererats visas en Trend-flik bredvid listan över ögonblicksbilder. Den svarar på den enskilt viktigaste frågan för denna efterlevnadsskyldighet: förbättras eller försämras er ojustifierade löneskillnad över tid? Fliken visar:
- **Löneskillnad (rå), hela organisationen (%) per år** — den råa skillnaden; motiveringar dras inte av. Beräknad från varje års redan sparade (och redan anonymitetsgranskade) detaljerade rollmedianer, viktad efter antal anställda per roll — samt en riktningsindikator ("Förbättras" / "Försämras" / "Ingen förändring").
- **Trend per likvärdigt arbete-grupp**, när EU-rapporten om lönetransparens var aktiverad det året (kräver att EU-rapporten är aktiverad) — annars visas att gruppdata saknas för det året.
- **Uppföljning av korrigeringsplaner**: för varje motivering med en korrigeringsplan visas om personen fortfarande är flaggad, om planen har avslutats, eller om det är för tidigt att säga (ingen senare ögonblicksbild ännu) — genom att jämföra Admin-registrerade motiveringar år för år, inte genom att räkna om lönedata.

**Anonymiteten gäller även över årsgränser.** En grupp eller roll som var dold i sitt eget års ögonblicksbild visas **alltid** som "Ej tillgängligt för detta år" i Trend-fliken — aldrig ett uträknat eller interpolerat värde utifrån intilliggande år. Trend-fliken hämtar bara redan befintlig, redan anonymitetsgranskad data per år (samma data som resten av sidan) och räknar aldrig fram ett dolt tals värde genom att jämföra två andra år.


**Gemensam lönebedömning (EU-direktivet, artikel 10).** På varje års ögonblicksbild finns ett avsnitt för den gemensamma lönebedömning direktivet kräver när en kategori har en löneskillnad över toleransen som inte är objektivt motiverad och inte har rättats inom sex månader. Avsnittet visar först vilka kategorier som faktiskt utlöser skyldigheten — och skiljer på "krävs nu" och "skulle kräva, men fristen har inte gått ut", eftersom fristen räknas från det datum ni lämnade in er lönerapportering. Det datumet fyller ni i själva: bara ni vet när rapporteringen faktiskt lämnades in, och en gissning skulle starta räkningen på fel dag.

Delen om löneförbättring efter föräldra- eller anhörigledighet är **härledd åt er men inte låst**: systemet räknar fram andelen kvinnor respektive män som fick en löneändring med verkanstid inom tolv månader efter att ledigheten avslutades, jämfört med lönen när ledigheten började, och visar både andelen och antalet bakom den. Två saker är värda att veta innan siffran publiceras. Tidsfönstret på tolv månader är vår definition, inte direktivets — direktivet säger "efter återkomsten" utan att ange någon period. Urvalet bygger på ledighetens **typ** (Föräldra- eller närståendeledighet); en äldre ledighet som ännu inte har fått en typ räknas utifrån sin gamla fritext tills organisationen har typat de befintliga ledigheterna (se Ledighetsperioder). Kontrollera därför talet, och skriv över det om det är fel — en överskrivning kräver alltid en motivering, eftersom det härledda talet står kvar synligt intill och en oförklarad ändring byter en redovisad definition mot ingen alls.

Orsakerna till skillnaderna och utvärderingen av förra bedömningens åtgärder skriver ni själva — de ska enligt direktivet fastställas tillsammans med arbetstagarrepresentanterna, och mötena dokumenteras i samrådsloggen i samma vy. Bedömningen sparas i ett eget dokument och överlever en omgenerering av årets ögonblicksbild, precis som samrådsloggen och dokumentationsplanen.

**Behörighet och vad en avgränsad roll ser.** Hela sidan — även samrådsloggen, dokumentationsplanen och den gemensamma lönebedömningen — styrs av behörigheten **Årlig lönekartläggning** i rolleditorn: läsbehörighet för att se, skrivbehörighet för att generera och spara. Behörigheten **Organisation** räcker inte längre till de tre delarna (det gjorde den tidigare av misstag). Årsrapporten och de tre delarna gäller hela organisationen och går inte att dela upp per avdelning, så de kräver en behörighet utan avgränsning: administratör, eller en anpassad roll med åtkomstområdet **Alla**. En roll med åtkomstområdet Egen, Rapporteringslinje eller Anpassat filter nekas både att se och att ändra dem — rolleditorn erbjuder därför bara **Alla** för den här behörigheten. Behörigheten *Guide & arbetsyta* ger inte heller åtkomst till innehållet; guiden visar då stegen utan årsrapportens uppgifter. Den sparade ögonblicksbilden innehåller alltid hela organisationen. Varje gång en ögonblicksbild öppnas, och varje gång den gemensamma lönebedömningen sparas, loggas det i granskningsloggen (vem, vilket år, antal — aldrig lönebelopp eller fritext).

**Danska (och andra länders) juridiska enheter.** Om organisationens anställda tillhör en dansk juridisk enhet visas en ruta högst upp som förklarar att årsdokumentationen följer en svensk struktur och är ett förberedande underlag — inte den könsuppdelade lönestatistik som Ligelønsloven §5a kräver (från 35 anställda) och inte heller en rapport enligt Danmarks genomförande av EU-direktivet, som ännu inte har antagits. Svenska hänvisningar byts ut: länken till DO:s vägledning ersätts av Ligelønsloven på retsinformation.dk, antalet anställda efterfrågas utan den svenska regeln om den 1 januari, och den gemensamma lönebedömningen nämner inte svensk lönekartläggning. Andra länder utanför Sverige får en neutral text om EU-direktivet. Belopp visas i ögonblicksbildens egen valuta och datum och decimaler enligt landet. En svensk organisation ser samma sida som tidigare.

**En valuta per ögonblicksbild.** En ögonblicksbild som genereras från och med nu sparar vilken valuta den räknades i. Hade organisationen anställda med lön i flera valutor ingår bara de med standardvalutan (eller den största gruppen), och en varning — även i CSV-exporten, tillsammans med en rad med valutan — visar hur många som utelämnades. Löner i olika valutor räknas aldrig ihop.

**Lönebestämmelser: lönepolicyer.** När funktionen "Avgränsade policyer" är påslagen fryser årsrapporten vilka lönepolicyer som gällde när den skapades: titel, version, arkivversion, granskningsdatum, vem policyn gällde och hur många anställda den omfattade, samt per likvärdighetsgrupp vilka policyer som gällde. "Visa texten" hämtar policyns text ur versionsarkivet, så du ser vad policyn sa då, även om den har ändrats sedan. Årsrapporter som skapades innan detta fanns visas precis som förut.

**Lönespann.** När funktionen Lönespann är påslagen fryser årsrapporten de av organisationens egna lönespann som gällde på referensdatumet (31 december, eller dagens datum medan året pågår): namn, vad spannet gällde (nivå, befattningskategori, grupp eller löneband), omfattning, valuta, minimum, mittpunkt, maximum, giltighet, arkivversion och hur många anställda i analysen spannet omfattade, samt hur många som inte omfattades av något spann. Namnen på juridiska enheter, avdelningar och befattningskategorier sparas som de var när rapporten skapades, så en senare ändring i registret eller organisationen ändrar inte ett tidigare år. Årsrapporter som skapades innan detta fanns visas precis som förut.

**Åtgärdat via lönerevision.** När årsrapporten skapas kontrolleras varje korrigeringsplan mot medarbetarens lön just då. Ligger lönen på eller över planens mållön efter en slutförd lönerevision visas „Åtgärdat via lönerevision {namn}”, och exporten får samma uppgift i en egen kolumn. En motivering som väntar på omprövning efter en lönerevision visas som „För omprövning”.

**Så räknas det.** Årsrapporten räknar inte på något eget sätt — den fryser samma beräkningar som de löpande sidorna (klassificering, EU-rapport, motiveringar och korrigeringsplaner) med de systemparametrar, vikter och den valuta som gällde när den genererades, och räknar aldrig om ett arkiverat år. **Trendens organisationsövergripande löneskillnad** = ett medelvärde av varje synlig rolls medianskillnad (100 − kvinnornas median i procent av männens), viktat med antalet anställda i rollen. Exempel: en roll med 10 anställda och 8 % skillnad och en med 30 anställda och 2 % ger (10 × 8 + 30 × 2) ÷ 40 = 3,5 %. Roller som är dolda av anonymitetsskäl ingår inte, och skillnader åt båda håll tar ut varandra. Trots namnet „ojustifierad” är det den råa skillnaden: registrerade motiveringar minskar den inte. **Trenden per grupp** är EU-rapportens medianskillnad för gruppen det året. **Per juridisk arbetsgivare** räknas varje arbetsgivare på sina egna anställda i sin egen valuta. Alla begrepp och ett gemensamt räkneexempel finns i artikeln Begrepp och beräkningar.