PIP (handlingsplan)

En Performance Improvement Plan (PIP) är en strukturerad handlingsplan för en medarbetare vars prestation behöver förbättras — inklusive stöd för e-signering/bekräftelse, automatiska e-postpåminnelser och schemalagda avstämningar.

En handlingsplan innehåller: vilken medarbetare den gäller, en anledning/beskrivning av varför planen startades, ett startdatum och ett måldatum för avslutning, en lista med mål/åtgärdspunkter (var och en med en beskrivning, ett måldatum och en status: ej påbörjad/pågår/klar), samt en övergripande status för själva planen: Utkast, Aktiv, Slutförd eller Avbruten.

När funktionen är aktiverad för er organisation ser du “Mina handlingsplaner” — dina egna planer, om du har några, alltid synliga för dig själv oavsett roll. Om du har chefsbehörighet (Administratör, eller en anpassad roll med behörighet till PIP) ser du också “Teamets handlingsplaner”: en lista över planer för medarbetare inom ditt ansvarsområde, en knapp för att skapa en ny plan, och möjlighet att öppna en plan för att uppdatera dess status och mål.

En chef kan bara skapa och hantera planer för medarbetare inom sitt eget organisationsträd eller sina direkta/indirekta rapporter — precis som med all annan medarbetardata en behörighet av den här typen ger tillgång till. En Administratör kan hantera planer för vem som helst i organisationen.

Viktigt: till skillnad från The Keepers Test (som ALDRIG visas för den bedömda medarbetaren) är en handlingsplan något medarbetaren alltid ska kunna se om sig själv — det är trots allt ett dokumenterat samtal om deras egen prestation. Att sätta en plans status till “Avbruten” är permanent och kräver en bekräftelse innan det sparas.

En plan i status “Utkast” kan även raderas permanent (knappen “Ta bort”, med en bekräftelse innan den utförs). Detta går ENDAST för utkast — en plan som redan är Aktiv, Slutförd eller Avbruten kan inte raderas permanent, eftersom den kan ha ett verkligt HR-/juridiskt värde som historik; använd “Avbruten” för att markera att en sådan plan inte längre gäller.

En chef kan löpande registrera “avstämningar” mot en plan: en fritextanteckning om hur det går, med tidsstämpel och vem som skrev den. Varje avstämning sparar också en ögonblicksbild av målens status vid det tillfället, så historiken visar vad som var sant DÅ även om målen redigeras senare. Avstämningar visas nyast-först i planens detaljvy.

En Administratör (eller en obegränsad, organisationsövergripande behörighet — inte en behörighet begränsad till ett visst team) ser dessutom fliken “PIP-översikt” under Performance ▸ Översikt: en organisationsövergripande sammanställning av antal planer, statusfördelning (Utkast/Aktiv/Slutförd/Avbruten), en uppdelning per avdelning, samt genomsnittligt antal dagar till avslut för slutförda planer. Denna översikt visar aldrig innehållet i en enskild plan (skäl/mål) — endast antal. En chef med behörighet begränsad till sitt eget team ser INTE denna organisationsövergripande vy, av samma skäl som de aldrig ser andra teams medarbetardata.