Tidrapport, Frånvaro & Saldon

Modulen Schema & Tidrapport (tillgänglig i sidomenyn när funktionen är aktiverad för er organisation) ger organisationen en samlad plats för tidsregistrering, frånvaroansökningar, attest och saldoöversikt.

Modulen består av fem huvudsakliga vyer:

Tidrapport: Här registrerar medarbetare sina arbetade timmar per dag eller vecka, inklusive övertid, flextid och projekt-/avdelningskontering. Rader kan sparas som utkast och skickas därefter in för godkännande. Om organisationen har aktiverat en rastregel eller en maxgräns för timmar (Inställningar → Tid & frånvaro) kan ett sparande antingen visa en varning (dagen sparas ändå) eller nekas helt, beroende på hur administratören konfigurerat reglerna.
Semester & Frånvaro: Anställda kan ansöka om planerad semester, föräldraledighet, vård av barn (VAB) eller sjukfrånvaro. Ansökan visar direkt det uppskattade saldot efter uttag och skickas till chef för attest. Under “Mina ansökningar” kan medarbetaren själv avbryta en ansökan som fortfarande väntar på beslut (knappen “Avbryt ansökan”, med en bekräftelseruta innan den skickas). Det går inte att avbryta en ansökan som redan är godkänd eller nekad — vill man ändra en sådan behöver man kontakta sin chef. Att ändra en fortfarande väntande ansökan görs genom att avbryta den och skicka in en ny.
Godkännanden (Attest): Chefer och administratörer ser en översikt över inkomna tidrapporter och frånvaroansökningar för sina underställda team. Attestering kan göras enskilt eller i klump, med möjlighet att bifoga en kommentar vid avslag.
Schema & Bemanning: Visar bemanningsöversikt och arbetsscheman per avdelning eller team. Gör det enkelt att se vilka som är i tjänst, har semester eller är sjukskrivna under en given vecka.
Saldon: Visar aktuella semesterdagar (intjänade, uttagna och sparade), sjukdagar, komp-timmar och löpande övertidssaldo för medarbetaren samt chefers översikt över sitt team.

Behörigheter: Medarbetare ser och rapporterar endast för sig själva. Chefer ser och attesterar för sitt eget team. Administratörer har full tillgång att konfigurera inställningar, hantera alla attester och utföra årsbryt.

Exportera till CSV. På sidan Semester & Frånvaro kan en medarbetare klicka Exportera CSV för att ladda ner sina egna tidrapporter, ledighetsansökningar och saldon som en CSV-fil (för lönavstämning eller egen bokföring). En chef ser motsvarande knapp Exportera team-CSV på Godkännanden-sidan, som laddar ner samma sorts data för hela det team chefen redan kan se — aldrig mer än så.

Övertidssaldo. När en chef godkänner en tidrapport jämförs varje arbetad dag mot medarbetarens faktiska förväntade timmar (utifrån tilldelat arbetsschema) — timmar utöver det räknas som övertid och läggs till ett löpande övertidssaldo. En dag med färre arbetade timmar än förväntat påverkar aldrig saldot negativt. Övertid räknas bara ut när ett verkligt, tillförlitligt arbetsschema kan slås upp för medarbetaren; saknas det tillförs ingen övertid alls den månaden, hellre än en gissning.

Röda dagar räknas bort från de förväntade timmarna. En helgdag ger 0 förväntade timmar den dagen, och en halvdag halverar dem — även för en medarbetare som har ett tilldelat arbetsschema som säger att dagen är en vanlig arbetsdag. Vilken kalender som gäller avgörs av medarbetarens egen juridiska enhet (land), inklusive de tillägg och undantag som administratören lagt in för enheten — inte alltid den svenska. Det påverkar två synliga siffror: “Rapporterat %” (nämnaren blir lägre i en månad med röda dagar, så samma antal rapporterade timmar ger en högre procent), och övertid (timmar som faktiskt arbetas på en röd dag räknas nu i sin helhet som övertid, i stället för att kvittas mot ett förväntat heldagspass).