Rapporteringskanaler, ärendehantering & publik rapportering

Visselblåsarmodulen är avstängd som standard och aktiveras per organisation. När den är på hanterar administratörer rapporteringskanaler och inkomna ärenden under Inställningar → Visselblåsare, och externa (anställda och andra) kan lämna anonyma rapporter via en fristående publik sida.

Rapporteringskanaler. En kanal är en namngiven mottagare för rapporter — t.ex. “HR-ärenden” eller “Juridiska frågor” — med ett namn, en valfri beskrivning och en status (aktiv eller arkiverad). Skapa en ny kanal, arkivera en som inte längre ska ta emot rapporter (bekräftelse krävs), och återaktivera en arkiverad kanal när som helst (reversibelt, ingen bekräftelse behövs).

Kanaladministratör ger en person samma rätt att hantera kanaler som en Administratör, utan att behöva få hela Administratörsrollen — en Kanaladministratör kan vara en helt vanlig Anställd. Behörigheten kan ges brett (alla kanaler) eller begränsas till en specifik kanal, i vilket fall personen bara ser och hanterar ärenden inom just den kanalen. En Kanaladministratör kan inte ge samma status till någon annan — bara en Administratör kan utse fler Kanaladministratörer. Om personen du utser inte redan är medlem i organisationen skapas ett konto åt dem automatiskt och ett inbjudningsmejl skickas — precis som när en Administratör bjuder in en vanlig användare.

Publik anonym rapportering. Varje organisation har en fristående, publik rapporteringssida (ingen inloggning krävs) där vem som helst kan lämna in en rapport: fritext, vald kanal och valfri bevisuppladdning (dokument/bilder). Vid inlämning får rapportören ett ärende-ID och en PIN-kod — dessa är den ENDA vägen tillbaka till ärendet, ingenting kopplas någonsin till rapportörens identitet (inget namn, ingen e-post, ingen IP sparas på ärendet). Med ärende-ID + PIN kan rapportören senare, fortfarande helt anonymt: se ärendets status, skicka ett meddelande till handläggaren och läsa svar, samt ladda upp ytterligare bevis. Sidans utseende (introtext, logotyp, länkar) kan admin-anpassas dels för hela organisationen, dels per enskild kanal (kanalens inställning vinner om den är satt).

Skydd av rapportörens identitet. PIN-koden lagras bara som en saltad hash — den visas för rapportören en gång och kan inte läsas ut i efterhand, inte ens i en GDPR-export av organisationen (som heller aldrig innehåller rapportörens e-postadress). Uppladdade bilder (JPG/PNG) rensas automatiskt från dold metadata som GPS-position och kamerainformation innan de sparas; PDF-filer sparas som de är, och uppladdningsformuläret varnar för att sådana filer kan innehålla metadata. De publika sidorna laddar inga typsnitt från tredje part; skyddet mot automatiserat missbruk (Google reCAPTCHA) beskrivs för rapportören på sidan.

Ärendehantering (Admin/Kanaladministratör). Varje inkommet ärende kan listas, öppnas, och hanteras: byta status, lägga till interna anteckningar (syns aldrig för rapportören), kvittera mottagandet (för att kunna visa att lagstadgade tidsfrister hållits), svara rapportören (synligt för dem via deras PIN), och ladda ner bifogade bevisfiler. Tilldela ärendehandläggare låter en Administratör eller Kanaladministratör utse en eller flera specifika personer som ansvariga för ETT ärende — den “opartiska person”-modell lagen kräver. Att tilldela handläggare är i sig en kanaladministrationsåtgärd; en redan tilldelad handläggare kan inte själv lägga till fler handläggare på ärendet.

Lagringstid (retention). Ett nattligt jobb går igenom alla stängda ärenden och, när organisationens (eller en specifik kanals egen, om den satts) konfigurerade lagringstid i år har passerat sedan ärendet stängdes, redigerar (inte tar bort) ärendets titel, beskrivning, anteckningar och meddelanden till en tom platshållartext — ärendet finns kvar som statistik-post men innehållet är borta. Lagringstiden kan alltså sättas olika per kanal, inte bara en gång för hela organisationen.

Granskningslogg. Administratörer och Kanaladministratörer kan se en egen, avgränsad granskningslogg för visselblåsar-relaterade händelser (kanalskapande, statusändringar, handläggartilldelningar, m.m.) — separat från organisationens allmänna granskningslogg, som medvetet exkluderar dessa poster.

Lagstadgade tidsfrister (Art. 9). Direktivet ger två frister per ärende, och de löper i tur och ordning: bekräftelse av mottagandet inom 7 dagar, och därefter återkoppling om vilka åtgärder som planeras eller vidtagits inom 3 månader. Den publika rapporteringssidan lovar redan rapportören båda.

Ärendelistans kolumn “Nästa frist” visar den frist som faktiskt gäller just nu — 7-dagarsfristen så länge ärendet inte är kvitterat, 3-månadersfristen därefter, och ingenting alls när ärendet är slutfört eller stängt. En liten etikett bredvid datumet säger vilken av dem det är. En förfallen frist markeras med ⚠ och röd text, och kolumnen går att sortera på, så det mest brådskande ärendet kan lyftas överst. I ärendets detaljvy visas båda fristerna, eftersom det finns plats där och en handläggare som öppnar ett ärende har nytta av att se hela klockan.

Fristerna är enbart indikatorer, aldrig spärrar — de hindrar aldrig en statusändring, en anteckning eller något annat.

Ett ärende som stängdes utan att någonsin ha kvitterats fortsätter att visa ⚠. Det är avsiktligt: fristen missades, och att stänga ärendet kvitterar det inte i efterhand. En kvittering som gjordes för sent räknas däremot som gjord — den markeras inte som förfallen, eftersom skyldigheten är fullgjord.

Påminnelser om bekräftelsefristen (avstängt som standard). Funktionen är valfri och aktiveras per organisation. Då går ett dagligt jobb (07:00) igenom alla öppna, ännu inte kvitterade ärenden och mejlar kanalens administratörer när 7-dagarsfristen närmar sig — två dagar innan den går ut.

Mejlet innehåller ingenting om ärendet. Inte titeln, inte beskrivningen, inte kategorin, inte ens ärende-ID:t. Det säger bara att en rapport väntar på kvittering och länkar till inloggningen. E-post ligger utanför den konfidentiella kanalen, så inget om ärendet skickas dit — handläggaren loggar in för att se vilket.

Varje ärende ger exakt ett mejl per mottagare, inte ett per dag. Påminnelsen har en egen post i leveransliggaren, så den varken blockerar eller blockeras av det ursprungliga “ny rapport”-mejlet.

Mottagarna är kanalens administratörer, och behörigheten läses om före varje sändningsförsök — en administratör vars behörighet dragits in får ingenting, även om det sker mitt under en körning.

Bra att veta: när funktionen slås på får varje äldre, ännu inte kvitterat ärende ett eget påminnelsemejl vid första körningen. Påminnelserna skickas bara automatiskt — det finns ingen knapp för att skicka dem manuellt.