Utskick

Utskicksteget har två oberoende val: vem som ska få enkäten (Mottagartyp — en publik länk som vem som helst med URL:en kan svara på, eller riktat utskick till valda noder i organisationsträdet: alla, grupper, chefer eller en enskild avdelning) och hur den når fram (Kanal — se nedan). Du väljer även om enkäten skickas direkt eller schemaläggs, engångs eller återkommande (dagligen/veckovis/månadsvis), och hur länge den ska vara öppen för svar (1–30 dagar eller alltid öppen). Ett eget informationsmeddelande kan skickas med och sparas i ett bibliotek för återanvändning.

Kanal — E-post, SMS, Delningslänk, QR-kod eller Kiosk-läge. Direkt under Mottagartyp-valet visas en rad med fem ikonknappar: E-post, SMS, Delningslänk, QR-kod och Kiosk-läge. E-post är förvalt och är den enda kanalen som skickar en riktig, personlig länk till varje mottagare idag. Kanal och Mottagartyp är oberoende av varandra — du kan t.ex. rikta utskicket till en avdelning och ändå använda en Delningslänk/QR-kod/Kiosk-läge som en extra, gemensam väg in till samma enkät. Väljer du SMS sparas valet, men enkäten går INTE att publicera/aktivera så länge SMS är vald kanal — ett tydligt felmeddelande visas både i utskickssteget och om du ändå försöker klicka “Klar”, eftersom riktig SMS-utskickning ännu inte är kopplad in. Spara enkäten som utkast fungerar som vanligt oavsett kanal.

Provisoriska grupper — självbetjänings-filterbyggare. Under “Rikta till personer” → “Sparade grupper” kan du (om er organisation har aktiverat det) klicka “Skapa grupp (filter)” istället för att välja personer en och en. Bygg valfritt antal filter mot vilken personallistkolumn som helst (samma regelbyggare som Sparade vyer/Anpassat filter), se en löpande “X matchar”-siffra medan du skriver, och välj mellan “Alla i träffen” (gruppen är levande — matchningen räknas om automatiskt varje gång den används, så en ny anställd som uppfyller filtret dyker upp av sig själv) och “Välj enskilda” (fryser dagens träff till en fast lista — senare ändringar i personalen påverkar inte gruppen). Grupper delar samma “Sparade grupper”-bibliotek oavsett hur de skapades.

Redigerbart flerspråkigt utskicksmeddelande. Om er organisation har aktiverat det ersätts det vanliga informationsmeddelandet av en redigerare med ett Ämne- och ett Text-fält per språk (SV/EN/NO). Språkflikarna växlar vilken variant du redigerar; en “Översätt”-knapp (syns för EN/NO) maskinöversätter automatiskt den svenska texten till det valda språket — förslaget hamnar i ett redigerbart fält, aldrig sparat direkt. Mottagaren ser automatiskt den svenska eller engelska varianten beroende på sitt eget språkval på enkätsidan (samma sv/en-växel som resten av sidan) — norska sparas och kan redigeras/översättas redan idag, men visas ännu inte separat (enkätsidan har inget eget norskt läge än) och faller tillbaka till svenska.

Återkommande pulser. När en återkommande enkät stängs skapas nästa omgång automatiskt: en ny, schemalagd enkät med samma frågor och inställningar, med nästa sändningstid beräknad från intervallet. Omgångarna hör ihop i en serie så att trender kan följas över tid. Du behöver alltså inte skapa varje veckas puls för hand.

Undvik helgdagar för utskick. För en återkommande enkät kan admin i schemasteget slå på “Undvik helgdagar för utskick”. Skulle nästa beräknade utskickstillfälle råka landa på en svensk helgdag (t.ex. Kristi himmelsfärds dag eller juldagen) flyttas det automatiskt fram dag för dag, tills det landar på en dag som inte är en helgdag — klockslaget behålls. Avstängd som standard; landar utskicket ändå på en helgdag skickas det precis som förut. Kalendern täcker Sveriges 13 officiella helgdagar (inklusive påsk- och midsommarberäkningar); “aftnar” som julafton och midsommarafton räknas inte som helgdagar i denna beräkning.

Automatiska upprepade påminnelser. Utöver att skicka en påminnelse för hand (se nedan) kan admin i schemasteget ange “Skicka påminnelse efter X dagar” och valfritt “Upprepa var Y dagar”. Är detta ifyllt skickar systemet automatiskt en påminnelse till de som inte svarat X dagar efter utskicket, och sedan ytterligare en var Y:e dag därefter, tills alla svarat eller enkäten stänger. En automatisk påminnelse delar samma spärr mot dubbelutskick som den manuella (minst ett dygn — eller den kortare tid som gäller mellan två automatiska omgångar — mellan varje påminnelse för samma enkät, oavsett om den utlöstes för hand eller automatiskt). Automatiska påminnelser skickas i dagsläget bara via e-post (samt en chattnotis med endast antal, som vanligt) — inte via SMS.

Frågerotation (motverkar enkättrötthet). För en återkommande enkät kan en admin slå på frågerotation under schemasteget (kräver att frågerotation är aktiverad för er organisation — avstängd som standard). Ni väljer ett antal “kärnfrågor” som alltid ställs varje omgång (t.ex. eNPS och en eller ett par ankarfrågor) samt hur många övriga frågor som ska rotera per omgång. Nästa omgångs urval av roterande frågor väljs deterministiskt utifrån omgångens nummer — samma omgång ger alltid samma urval, och över tillräckligt många omgångar hinner alla frågor ställas. Är rotation avstängd (standard) ställs precis som tidigare alla konfigurerade frågor varje omgång.

Enkättrötthetsspärr (delad mellan alla enkättyper). Återkommande pulser, livscykelenkäter och engångsutskick kan i teorin träffa samma medarbetare i samma vecka. När funktionen “Enkättrötthetsspärr” är aktiverad för er organisation (avstängd som standard) kontrolleras, innan en ny inbjudan skapas i något av de tre flödena, om medarbetaren redan fått NÅGON enkätinbjudan (oavsett typ) inom ett minsta mellanrum i dagar (en organisationsinställning, standard 3 dagar). Är mellanrummet inte uppnått skjuts inbjudan upp till nästa körning istället för att skickas direkt. Kontrollen är utformad för att aldrig av misstag stoppa alla utskick.

Påminnelser till dem som inte svarat. Du kan skicka en påminnelse som bara riktar sig till dem som ännu inte svarat — redan inlämnade svar rörs aldrig (deras status nollställs inte). Eventuell chattnotis innehåller endast ett antal, aldrig vem som svarat eller inte, så anonymiteten bevaras. Om er organisation har svarat på tillräckligt många hittills (över anonymitetströskeln) visar chattmeddelandet även “X av Y svar hittills” — under tröskeln visas aldrig ett antal.

SMS-påminnelser (org-övergripande, separat från Kanal-valet ovan). SMS-utskick för PÅMINNELSER kan aktiveras för organisationen (avstängt som standard) — då skickas varje medarbetares unika länk även via SMS när en admin manuellt skickar en påminnelse, förutsatt att medarbetaren har ett telefonnummer registrerat (inget krav — saknas numret hoppas medarbetaren bara över för SMS-delen, e-post/chatt påverkas inte). Detta är en helt separat mekanism från Kanal-valet “SMS” ovan: den här inställningen gäller PÅMINNELSER för alla enkäter i organisationen oavsett vald Kanal, medan Kanal-valet “SMS” är ett per-enkät-val för det INLEDANDE utskicket som (se ovan) idag alltid blockerar publicering — de två SMS-begreppen ska inte förväxlas. Ett SMS-misslyckande för en person stoppar aldrig påminnelsen till övriga, och det finns ett dagligt tak på antalet SMS per organisation. Påminnelsetexten som används för SMS kan admin anpassa under Inställningar → Enkätinställningar → Påminnelsemeddelande (platshållarna {{surveyTitle}} och {{link}} fylls i automatiskt; texten kortas alltid av vid behov eftersom SMS måste vara kort). SMS-delen av en påminnelse skickas bara när en administratör manuellt skickar påminnelsen för en öppen enkätkampanj — en automatisk/schemalagd påminnelse (se ovan) skickas i dagsläget bara via e-post, inte SMS.

Viktigt att veta om chatt kontra SMS/e-post. En Slack-/Teams-webhook kan bara posta till en HEL kanal — den kan aldrig skicka en privat länk direkt till en specifik person. Chattmeddelandet är alltså alltid en gemensam sammanfattning (titel, mottagarantal, ev. svarsantal), inte enkätens unika länk. Vill ni att varje person själv ska få sin länk används e-post och/eller SMS.

QR-kod. Väljer du Kanal “QR-kod” visas en knapp “Visa QR-kod” i utskickssteget. Den öppnar en QR-kod som genereras direkt i webbläsaren (ingen server-anrop) — praktiskt att sätta upp på en anslagstavla, i personalrummet eller vid en kioskenhet så att medarbetare kan skanna sig direkt till enkäten med mobilen. Rutan visar även länken som text för kopiering, samt en knapp för att ladda ner QR-koden som en PNG-bild. QR-kod visas oavsett vilken Mottagartyp du valt (publik länk eller riktat) — se ovan om hur Kanal och Mottagartyp samspelar.

Kiosk-läge. Väljer du Kanal “Kiosk-läge” visas en egen sektion direkt i utskickssteget — ingen omväg via en separat inställningssida. Klicka “Skapa kioskenhet” för att skapa en dedikerad kiosklänk (skild från den vanliga publika länken), som sedan kan visas som QR-kod, öppnas direkt eller kopieras. En kioskenhet är tänkt för en delad surfplatta/skärm (t.ex. i personalrummet) där flera personer svarar efter varandra på samma enhet. “Ta bort kioskläge” stänger av enhetens länk/QR-kod omedelbart (med en bekräftelsedialog innan). Precis som QR-kod visas Kiosk-läge oavsett vald Mottagartyp.

Varje mottagare får sin egen länk via e-post. Både utskick och påminnelser skickar ett riktigt e-postmeddelande till varje mottagare med just deras personliga svarslänk — den ska inte delas vidare. Meddelandet visar er organisations namn (och logotyp om ni har laddat upp en) och är på svenska som standard. Om ni har satt en svarsadress under Inställningar → Bolagslogotyp går svar på utskicket dit i stället för till Novro. Om ett enstaka e-postmeddelande misslyckas (t.ex. en felaktig adress) påverkar det aldrig utskicket till övriga mottagare — sammanfattningen efter utskicket visar hur många som skickades respektive misslyckades.

Stora utskick skickas i bakgrunden. För en liten eller mellanstor organisation skickas e-posten direkt medan du väntar, precis som förut. För ett stort utskick (fler än 100 mottagare) skapas länkarna direkt men själva e-postmeddelandena läggs i en leveranskö och skickas i bakgrunden av ett schemalagt jobb, i omgångar — så att ett mycket stort utskick aldrig kan få åtgärden att tajma ut mitt i. Du får då en bekräftelse på att e-posten är köad; leveransen kan ta en stund att bli helt klar. Om enstaka adresser misslyckas registreras det per mottagare i kön, så en delvis lyckad leverans är synlig i efterhand i stället för att döljas bakom ett felmeddelande.

Testutskick. I enkätredigerarens rubrikrad finns knappen “Testutskick” (kräver att funktionen är aktiverad för er organisation — avstängd som standard). Den skickar en riktig, fullt renderad kopia av det sparade utkastet till dig själv eller en liten lista e-postadresser du skriver in — exakt som det kommer se ut live. Ett testutskicks svar räknas ALDRIG med i enkätens riktiga resultat/statistik; det är uteslutet ur alla rapporter och den anonymitetströskel-styrda sammanställningen. Testutskick är till för att kolla hur enkäten ser ut, inte för en riktig pilotgrupp.

Spara i bibliotek (personlig mall). Knappen “Spara i bibliotek” i enkätredigerarens rubrikrad (valfri funktion, avstängd som standard) sparar den aktuella frågan/frågorna som en PERSONLIG mall — synlig bara för dig, till skillnad från den delade/kuraterade mallbiblioteket som alla admins kan se. Dina personliga mallar visas i en egen sektion (“Personliga”) under Frågebibliotek, och bara du kan ta bort dem.

Excel-export/import av frågor (rund trippbar). Innehållssteget kan exportera enkätens frågor till en .xlsx-mall och senare importera den igen. Filen har numera en dold “Fråga-ID”-kolumn som gör importen rund trippbar: laddar du ner, redigerar en frågetext och laddar upp igen, uppdateras SAMMA fråga i stället för att en ny skapas (och en oredigerad export ger ingen skillnad alls vid återimport). En rad utan Fråga-ID (en helt ny fråga du lagt till i Excel) får som förut ett nytt id automatiskt.

Rotera frågor smart (puls). I Innehållssteget finns, för pulsformat-enkäter, en tredje växel bredvid “Kräv alla frågor” och “Slumpa ordning”: “Rotera frågor smart (puls)” (kräver att frågerotation är aktiverad — samma motor som redan styr återkommande pulsers frågerotation). Den är en snabbväxel för samma inställning som det befintliga Frågerotation-kortet i schemasteget. Med den ytterligare, separata funktionen “Smart pulsrotation” (avstängd som standard) aktiverad väljs nästa omgångs roterande fråga(or) inte längre round-robin, utan efter den just avslutade omgångens egna, riktiga svarspoäng — de mest anmärkningsvärda/lägst skattade frågorna ställs igen. Saknas tidigare svar (t.ex. seriens första roterande omgång) faller urvalet automatiskt tillbaka till round-robin.

AI-följdfråga (adminkonfiguration + live under enkätsvar). En admin kan markera enskilda frågor som “berättigade” för en live AI-uppföljningsfråga (valfri funktion “AI-följdfråga”, avstängd som standard) och valfritt ange en känslighetströskel (0–10). När den separata funktionen “Live AI-följdfråga” (också avstängd som standard) är aktiverad visas frågan verkligen för respondenten direkt under en gränsfalls-/anmärkningsvärd svar — se sidan “Levande AI-följdfråga (enkätsvar)” för det fulla flödet.

Anonymitetsgolvet kan bara höjas, aldrig sänkas. Minsta gruppstorlek (Anonyma svar) har alltid haft ett golv på 3, kontrollerat på servern. Nu finns även en spärr mot att sänka värdet igen när det en gång satts: har ni satt gränsen till exempelvis 8 kan ni höja den vidare, men aldrig sänka den (inte heller till ett i övrigt giltigt värde ≥3) — anonymitet som en gång utlovats vid en viss gruppstorlek ska aldrig kunna backas.