Åtgärdsplan i lönekartläggningen

Den här åtgärdsplanen listar anställda som flaggats som „omotiverade” av löneanalyserna och låter en admin schemalägga en lönejustering över 1–5 år med redigerbar procentfördelning per år. Verktyget räknar ut den totala årliga kostnaden för justeringen. Förväxla inte den här med enkätens åtgärdsplan (under Medarbetarenkät) — de är två separata funktioner.

Kostnadsrutorna högst upp visar två siffror per år: den stora siffran är den totala lönekostnaden det året inklusive tidigare höjningar, och raden under („varav ny höjning”) är det årets egen nya höjning. År 4 och 5 visas bara när någon plan är så lång. Den totala kostnaden är kumulativ: en löneökning finns kvar även efter det år den gavs, så år 2 inkluderar år 1:s höjningar och år 3 inkluderar båda. En plan fördelad 34/33/33 % kostar alltså 34 %, 67 % och 100 % av den årliga löneskillnaden år 1, 2 och 3, och en ettårsplan kostar hela det årliga beloppet varje år. Exempel: +7 000 kr/mån (84 000 kr/år) fördelat 34/33/33 och +4 000 kr/mån (48 000 kr/år) på ett år ger 76 560 kr år 1, 104 280 kr år 2 och 132 000 kr år 3. Anställda med en ogiltig fördelning (som inte summerar till 100 %) räknas inte med. Under varje procentfält i tabellen står det årets nya höjning per månad för den anställda; håll muspekaren över beloppet för att se årets totala kostnad.

Sparas det? Ja — varje ändring (varaktighet, procentfördelning, skäl) sparas automatiskt när du lämnar fältet, och raden visar status: „Sparat” (eller „Sparat i webbläsaren” utan serverbaserade lönemotiveringar), „Sparar…”, „Inte sparad” med en Spara-knapp (en anställd som ännu inte har någon sparad plan — standardfördelningen 34/33/33 visas men är inte sparad förrän du klickar Spara eller ändrar något), „Inte sparad – fördelningen måste bli 100 %”, „Inte sparad – ange ett skäl” eller „Kunde inte spara” med en Spara-knapp för att försöka igen. Görs flera ändringar snabbt sparas de i tur och ordning, så det är alltid den senaste ändringen som blir sparad.

1–5 år och diskrimineringslagen. Enligt diskrimineringslagen (2008:567) 3 kap. 13 § ska kostnadsberäkningen och tidsplanen utgå från att lönejusteringarna genomförs så snart som möjligt och senast inom tre år. En plan på 4 eller 5 år går att lägga, men för en anställd i en svensk juridisk enhet (eller när landet är okänt) visas en varning, och planen sparas först när du har angett ett skäl i fältet „Skäl till mer än 3 år”. Skälet sparas med planen och följer med till årsrapporten. För anställda i andra länder (till exempel en dansk enhet) krävs inget skäl — EU:s lönetransparensdirektiv (2023/970) anger bara att skillnader ska åtgärdas inom rimlig tid.

Sidan ryms på en vanlig bärbar skärm utan sidledes rullning: nyckeltalen ligger i en kompakt rad och tabellens innehåll radbryts. På en mobil eller i ett smalt fönster visas varje anställd som ett eget kort.

Motiveringen du väljer per anställd (Erfarenhet / Prestation / Marknad / Omotiverad) sparas som standard lokalt i webbläsaren — den delas alltså inte mellan admins eller enheter och försvinner om webbläsarens cacheminne rensas. Är funktionen „Serverbaserade lönemotiveringar” aktiverad för er organisation sparas varje motivering istället säkert på servern per organisation, syns för alla admins oavsett enhet, och finns kvar i granskningsloggen.

När samma funktion är aktiverad sparas även själva korrigeringsplanen (antal år, procentfördelning per år, målönen och eventuellt skäl till mer än 3 år) på servern tillsammans med motiveringen, istället för att bara finnas i webbläsaren — planen försvinner alltså inte längre om cacheminnet rensas, och alla admins ser samma plan. En ogiltig fördelning (som inte summerar till 100 %) sparas aldrig på servern.

För en anställd klassad som „Omotiverad” kan en admin dessutom klicka „Skapa åtgärd” när en giltig korrigeringsplan är sparad. Bredvid knappen finns en ansvarig-väljare — en lista över organisationens chefer och admins — så åtgärden kan tilldelas en annan person istället för att alltid hamna på den admin som klickar. Lämnas väljaren orörd blir du (den inloggade admin) ansvarig, precis som tidigare. Det skapar en riktig post i den vanliga åtgärdsplanens ansvarssystem (samma funktion som används för enkäternas åtgärdsplaner, under Medarbetarenkät) med titeln „Salary correction: {namn}”, vald ansvarig och ett förfallodatum satt till planens första årscheckpunkt — så uppföljningen (påminnelser vid försenade åtgärder, „mina åtgärder”-listan) sker i samma flöde som alla andra åtgärder. Knappen är inaktiv tills planen som visas är sparad, och blir „Kopplad till åtgärdsplan” med den ansvariga personens namn efter att åtgärden skapats — den går inte att skapa två gånger för samma anställd. Så länge en anställds klassificering är „Omotiverad” kan du inte ta bort dem direkt från den här sidan när serverläget är aktiverat — ändra klassificeringen på sidan Individuell analys istället, vilket automatiskt tar bort dem härifrån.

Planen bygger alltid på hela organisationens lönedata (det du har behörighet att se) — filter som du har valt på en annan sida, till exempel en region på Individuell analys, påverkar inte vilka anställda som finns med eller de totala kostnaderna här. I webbläsarläget (utan serverbaserade motiveringar) tar papperskorgsikonen bort en anställd från planen efter att du har bekräftat: klassificeringen „Omotiverad” och den planerade fördelningen raderas från webbläsaren, och den anställda visas som oklassificerad i Individuell analys igen.

Fyller i dokumentationsplanen. Korrigeringsplanerna här — med status och ansvarig — visas automatiskt i Årsrapport & arkiv ▸ Dokumentationsplan under Lönejusteringar, och dess kostnadsberäkning och tidsplan räknas fram från dem med samma årsbelopp som rutorna ovan. Ändra en plan eller dess status här, inte där.

Genomförs i lönerevisionen. När en lönerevisionscykel skapas förifylls årets del av varje korrigeringsplan som löneförslag och reserveras i cykelns budget (se Lönerevision). Cykeln skrivs tillbaka här: raden visar „Planerad i lönerevision: {cykel}”, och när cykeln slutförs „Genomförd i lönerevision” eller „Ej genomförd i lönerevision”. Den kopplade åtgärden får samma koppling och går till Pågår när höjningen genomförts (Genomförd när mållönen är nådd). Kopplingen sätts av servern och kan inte ändras här.

Även utan förifyllning. Får en medarbetare med korrigeringsplan höjd lön i en slutförd lönerevision, flyttas åtgärden vidare även om cykeln inte förifylldes från planen (Pågår, eller Genomförd när mållönen är nådd).

Så räknas det. Justeringen per månad kommer från Individuell analys: (mål − heltidslön) × sysselsättningsgrad, alltså den faktiska höjning som behövs. Årsbeloppet är justeringen × 12. Varje år räknas två tal: årets nya höjning = årsbeloppet × årets andel, och total kostnad = årsbeloppet × summan av andelarna hittills. Exempel: 6 000 kr/mån = 72 000 kr/år fördelat 34/33/33 ger nya höjningar på 24 480, 23 760 och 23 760 kr och total kostnad 24 480, 48 240 och 72 000 kr; år 4 och 5 kostar 72 000 kr utan ny höjning. Beloppen är lön, utan arbetsgivaravgifter och pension. I lönerevisionen föreslås den lön personen minst ska ha efter årets revision: planens utgångslön + målgapet × summan av andelarna till och med i år (aldrig över målönen). Föreslagen höjning = den lönen − nuvarande lön, lägst 0. Exempel: utgångslön 30 000 kr, mål 36 000 kr, 34/33/33. År 2 ska lönen vara minst 30 000 + 6 000 × 67 % = 34 020 kr. Fick personen ingen höjning år 1 föreslås 4 020 kr: 1 980 kr för år 2 och 2 040 kr som ikapphämtning. Planer i olika valutor summeras var för sig. Alla begrepp och ett gemensamt räkneexempel finns i artikeln Begrepp och beräkningar.

Anteckningar & bilagor per person. Med serverbaserade motiveringar har varje rad knappen „Anteckningar & bilagor”. Den öppnar en panel under raden där du sparar vad planen innebär för just den personen:

Anteckningar — en logg med datum och författare, nyast överst. Välj om anteckningen gäller personen eller korrigeringsplanen. Högst 2 000 tecken, bara ren text. Du kan redigera din egen anteckning i 15 minuter; därefter är den en del av dokumentationen och kan bara tas bort. Den som skrev anteckningen eller en admin kan ta bort den (sidan frågar först) — den försvinner från listan men finns kvar i granskningsloggen. Den tidigare anteckningen från motiveringen visas sist som „Äldre anteckning” och ändras inte.
Bilagor — ladda upp eller dra och släpp PDF, JPG, PNG, Word (.docx) eller Excel (.xlsx), högst 7 MB per fil och 20 filer per person. Filtypen kontrolleras mot filens innehåll, inte bara namnet, och platsdata och annan metadata tas bort ur bilder innan de sparas. Nedladdning sker via en länk som gäller i 5 minuter. Varje uppladdning, nedladdning och borttagning loggas; en borttagen fil raderas och kan inte återställas.

Panelen följer samma behörighet som raden: åtgärdsplanens behörighet (läsa för att se och ladda ner, skriva för att ändra), rätt att se löner och bara personer inom ditt ansvarsområde. Anställda har ingen egen åtkomst. Anteckningar och fillistan ingår i organisationens dataexport (filerna själva gör det inte) och raderas med organisationen. I årsrapporten fryses bara antalet anteckningar och bilagor, aldrig innehållet.

Faktorjusterad kostnad. Har organisationen aktiva förklaringsfaktorer räknas kostnaden för en anställd på den faktorjusterade uppskattningen från Individuell analys, alltså den del av skillnaden som faktorerna inte förklarar. Raden märks då “Uppskattning” och visar hur många procentenheter faktorerna förklarar. Samma belopp används i simuleringen på Översikten.