Importera personal (mall, Excel, lönesystem)

Import och export finns under Inställningar → Administratörskontroller & Åtkomst → Anställningsdata. Har organisationen inga anställda än visar listan Personal också knapparna Ladda ner mall och Importera personal.

Ladda ner mall ger en färdig importfil, som Excel (.xlsx) eller CSV, i två varianter: Lönekartläggning (kolumnerna analysen läser, plus avdelning och juridisk arbetsgivare: EMAIL, NAME, GENDER, DEPARTMENT, LEGAL ENTITY, EQUAL WORK GROUP, ROLE, LEVEL, BASE SALARY, FULL-TIME EQ., CURRENCY, INCLUDE IN ANALYSIS, LOCATION, HIRE DATE, TERMINATION DATE) och Alla kolumner. I lönekartläggningsläget är Lönekartläggning förvald. Excel-mallen har ett andra blad, Instruktioner, som för varje kolumn visar om den är obligatorisk, vilket format den har och ett exempel. Rad 2 är ett påhittat exempel (anna.exempel@example.com); radera den, annars hoppas den över vid importen.

Bara EMAIL är obligatorisk. Den matchar varje rad mot en anställd: finns adressen uppdateras personen, annars läggs en ny till. Tomma celler skriver inte över befintliga värden, och anställda som saknas i filen lämnas orörda. Datum skrivs ÅÅÅÅ-MM-DD. FULL-TIME EQ. är sysselsättningsgraden som andel (0.8) eller procent (80). GENDER är Female/Male (även K/M), Non-binary, Unknown eller Prefer not to say. INCLUDE IN ANALYSIS är yes eller no. Minsta underlag för lönekartläggningen är EMAIL, GENDER, BASE SALARY, FULL-TIME EQ. och EQUAL WORK GROUP för varje anställd.

Exportera nuvarande personal i dessa kolumner laddar ner personalen i mallens kolumner. Uppdatera till exempel lönerna i Excel och importera filen igen.

Importera tar emot vår mall, vår egen export eller en export från ert lönesystem (.xlsx eller CSV; semikolon, komma och tab fungerar, liksom äldre Windows-teckenkodning). Efter att du valt filen visas steget Koppla kolumnerna: varje kolumn i filen får ett fält, förslaget utifrån kolumnnamnet (t.ex. Månadslön → BASE SALARY, Sysselsättningsgrad → FULL-TIME EQ., Befattning → ROLE, Förnamn + Efternamn → NAME). Det är generella svenska kolumnnamn, inte en koppling till något visst lönesystem, så kontrollera förslagen. Vanliga danska kolumnnamn känns också igen (Fornavn, Efternavn, Navn, Afdeling, Ansættelsesdato, Fast løn). Kolumner som ignoreras skickas aldrig från webbläsaren. Personnummer och danska CPR-nummer ignoreras alltid som standard: analysen behöver det inte och det är en känslig personuppgift. En Chef-kolumn med namn ignoreras också, eftersom chef kopplas via chefens e-postadress. Du kan inte gå vidare utan en EMAIL-kolumn eller om samma fält är valt för två kolumner.

Kopplingen sparas för organisationen när en import har gått igenom. Nästa gång du väljer en fil med samma kolumnrubriker (till exempel nästa månads export från lönesystemet) förvalts dina tidigare val, och steget visar Använder sparad mappning. Klicka Återställ till förslag för att i stället utgå från de automatiska förslagen för den filen. Bara kolumnrubrikerna och de valda fälten sparas, aldrig några värden ur filen, och en personnummerkolumn sparas aldrig. När den sparade kopplingen ändras loggas det i organisationens granskningslogg (vem och hur många kolumner, inga kolumnnamn eller värden).

Sedan visar förhandsgranskningen varje rad med radnummer, kolumn och vad som är fel innan något sparas. Rader med fel blockerar importen tills filen är rättad. Synkläget (inaktivera anställda som saknas i filen) är avstängt som standard och kräver en extra bekräftelse.

Två valfria kolumner till lönekartläggningen: CONTRACTED HOURS (“Avtalade timmar per vecka”, 0–60, till exempel 37,5) ger faktisk timlön i EU-rapporten, och EXCLUSION REASON (“Orsak till exkludering”) krävs när INCLUDE IN ANALYSIS är nej: not_a_worker, left_during_period, long_term_absence, data_error eller other (other kräver också EXCLUSION NOTE, en kort kommentar). Excel-mallen har en rullista för orsaken och en kontroll av timmarna. En rad med nej men utan orsak stoppas i förhandsgranskningen.