Onboarding & offboarding

Sidan Onboarding & offboarding i Organisation-menyn ger checklistebaserade arbetsflöden för nyanställda och för anställda som slutar. Funktionen aktiveras per organisation.

Så fungerar det:

Mallar (endast administratör). Skapa en checklistemall per flödestyp — Onboarding (t.ex. “Beställ dator”, “Skapa konton”, “Boka introduktionsmöte”) eller Offboarding (t.ex. “Återlämna utrustning”, “Stäng konton”). Varje punkt (“steg”) har:
- Ett förfallodatum relativt ankardagen: -3 betyder 3 dagar före startdagen/sista dagen, 0 betyder på dagen, 5 betyder 5 dagar efter. Vilken fas punkten hamnar i i checklistan — Onboarding: Före startdagen · Första dagen · Första veckan · Löpande. Offboarding: Vid uppsägning · Sista veckan · Sista dagen · Efter avslut — räknas ut automatiskt utifrån detta antal dagar; du väljer inte fasen själv.
- En typ: Uppgift (bockas av), Information (text att läsa) eller E-post (ämne + innehåll, t.ex. ett välkomstmail).
- En ansvarig: Chef (den anställdas chef, hämtas automatiskt när checklistan startas), HR, IT, Den anställda själv, eller en specifik person (e-postadress). HR/IT har ingen egen roll i systemet idag, så punkter tilldelade HR eller IT hanteras av vilken administratör som helst.
Vill du komma igång snabbt finns färdiga startmallar (“Standard onboarding”, “Standard offboarding”) — klicka på en så fylls redigeraren i, och du kan justera innan du sparar.
Starta en checklista (endast administratör). Välj mall, ange den anställdas e-postadress och ett ankardatum — startdagen för onboarding eller sista arbetsdagen för offboarding. Punkternas konkreta förfallodatum räknas ut automatiskt. Checklistan är en kopia av mallen: att ändra eller ta bort mallen efteråt påverkar inte redan startade checklistor.
Automatisk start (valfritt, per mall). På en mall kan du slå på “Starta automatiskt för varje anställd”. Då skapar systemet checklistan automatiskt inför varje anställds anställningsdatum (onboarding) eller slutdatum (offboarding) — du väljer hur många dagar innan (t.ex. 7). Ingen dubblett skapas för samma anställd och datum, och funktionen är avstängd på varje mall tills du slår på den. Manuell start (punkt 2) fungerar fortfarande parallellt.
Bocka av. Den som är ansvarig för en punkt ser den under “Mina uppgifter” på samma sida och kan bocka av (eller ångra) sina egna punkter. En administratör ser alla checklistor med full framstegsöversikt per anställd och kan bocka av vilken punkt som helst.
Påminnelser. Om er chattintegration (Slack/Teams) är inkopplad får den ansvariga en påminnelse när en punkt blir försenad (förfallodatumet passerat och punkten inte avbockad). Påminnelsen innehåller bara punktens text, ansvarig och förfallodatum — aldrig löner eller enkätsvar.

Behörigheter: administratörer ser och hanterar allt. En anpassad roll med behörigheten “Onboarding & offboarding” kopplad till ett organisationsträd (t.ex. en chefsroll för en avdelning) ser HELA checklistan — inte bara sina egna punkter — för varje anställd inom sitt område eller sina rapporterande medarbetare. Alla andra (inklusive en vanlig medarbetare) ser enbart checklistor som innehåller punkter tilldelade till just dem — och bara sina egna punkter; en nyanställd med punkter tilldelade “Den anställda själv” når alltid sin egen checklista under “Mina uppgifter”, oavsett roll. Att ta bort en mall eller en checklista kräver bekräftelse och kan inte ångras.