Smart import och export (kolumnval + förhandsgranskning)
Smart import och export (kolumnval + förhandsgranskning)
Import och export av anställda finns under Inställningar → Administratörskontroller & Åtkomst, med kolumnval vid export och en förhandsgranskning före import.
Export med kolumnval: klicka Exportera för att öppna kolumnväljaren. Bocka i de kolumner du vill ha med. EMAIL är alltid med (matchningsnyckeln) och kan inte bockas ur. Anpassade fält visas som “CF:
Import med förhandsgranskning: välj en CSV- eller Excel-fil (.xlsx). .xlsx-filer läses direkt i webbläsaren och skickas sedan genom exakt samma validering som CSV, så resultatet blir identiskt oavsett filformat. Datum som är riktiga Excel-datumceller översätts automatiskt till formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Servern validerar filen mot ert nuvarande register och visar en förhandsgranskning innan något skrivs — inget sparas i det här steget. Kolumnrubriker känns igen automatiskt (även svenska namn som e-post, avdelning, kön, jobbkategori). Varje rad klassas som Ny, Uppdaterad (med fält som ändras: före → efter) eller Oförändrad. Två allvarlighetsgrader visas: fel (blockerar raden, t.ex. ogiltig e-post, dubblett i filen, okänt värde för STATUS, chef som inte finns) och varningar (tillåts, t.ex. “en ny avdelning skapas” eller kön som tolkats om). Knappen Bekräfta import är avstängd så länge något fel finns. Finns det giltiga rader bredvid felen visas i stället knappen “Importera X giltiga rader, hoppa över Y”: den frågar först och importerar sedan bara de felfria raderna. Med “Ladda ner felrapport” får du en CSV-fil med alla fel och varningar och radnumret i din fil, så att du kan rätta och importera de överhoppade raderna igen. I synkläge går det inte att hoppa över rader (en överhoppad person skulle annars avaktiveras) — där måste filen vara felfri. När du bekräftar körs den vanliga importen (lägg till/uppdatera på EMAIL).
Värden som Excel-användare skriver: STATUS, EMPLOYMENT TYPE och LÖNEREVISION tar emot valfritt skiftläge och svenska ord — till exempel aktiv/inaktiv/introduktion, intern/extern/konsult, ja/nej/ej aktuellt — och sparar standardvärdet (Active, External, Nej …). Kön tar också emot t.ex. kvinna/man och danska, norska och polska ord. Belopp läses med tusentalsavgränsare: 32.500, 32,500 och 32 500 blir 32 500 och 1.234,50 blir 1 234,50, medan 32500,50 och 32500.50 är decimaltal. En månadslön under 1 000 (SEK, DKK, NOK, PLN) eller under 100 (EUR, GBP, USD) ger varningen “Kontrollera lönen” — oftast en tappad tusentalsavgränsare eller en timlön. En juridisk enhet eller jobbkategori som inte matchar någon inställd ignoreras med en varning (“ignoreras – matchar ingen”): den anställde behåller sitt nuvarande värde, inget skrivs över eller töms. Excel-mallen har rullgardinslistor för kön, STATUS, EMPLOYMENT TYPE, LÖNEREVISION, valuta, INCLUDE IN ANALYSIS och juridisk enhet (organisationens egna enheter).
Radnummer och meddelanden: kolumnen Rad i förhandsgranskningen visar var raden finns i din egen fil. För Excel står bladets namn och Excels radnummer, till exempel “Anstallda!rad 14”; för CSV står radnumret i filen, till exempel “rad 14”. Rubrikraden räknas med, och tomma rader eller mallens exempelrad (som hoppas över) flyttar inte numren för raderna efter dem. Alla fel och varningar visas på ditt valda språk.
Sysselsättningsgrad (FULL-TIME EQ.): lagras som en andel där 1 = heltid och 0,8 = 80 %. Du kan ange den som andel (0,8) eller i procent (80, 80 %, 80,5) — ett värde över 2 (eller med %-tecken) upp till 100 tolkas som procent och räknas om till andel. Förhandsgranskningen visar varje omräkning på raden (t.ex. “Tolkades som procent: 80 → 0,8”) och en summering ovanför tabellen, så att du ser exakt vad som sparas. Värden på 0 eller lägre, över 100 eller som inte är tal blockerar importen för den raden. Anställda som redan har ett procentvärde sparat från en tidigare import (t.ex. 80) räknas ändå som 80 % i lönekartläggningen; importera filen igen för att även rätta det lagrade värdet — förhandsgranskningen visar då ändringen 80 → 0,8.
Lönedatum (SALARY EFFECTIVE FROM, valfri): det datum då radens BASE SALARY började gälla, ÅÅÅÅ-MM-DD (samma datumformat som övriga datumkolumner fungerar också). Kolumnen finns i den fullständiga importmallen och känns igen under rubriker som Lönedatum, Gäller från eller Lön gäller från. Med ett datum sparas lönen också som en daterad post i den anställdes lönehistorik (samma historik som under fliken Lön), så att rapporter som räknar lön per datum — till exempel den danska lønstatistikken — kan använda importerad lön. Utan datum: har den anställde ingen lönehistorik sparas lönen som förut. Har den anställde redan en lönehistorik (då räknas nuvarande lön alltid därifrån) sparas en ny lön som en historikpost som gäller från idag, och förhandsgranskningen säger “ny lön gäller från idag (inget datum angivet)”. Tidigare visades en sådan ändring som Uppdaterad men slog aldrig igenom. Ange ett lönedatum om lönen ska gälla från ett annat datum. Datumet kräver en BASE SALARY över 0 på samma rad. En oförändrad lön läggs inte till igen: om lönen som gäller det datumet redan är samma belopp skapas ingen ny post, så du kan importera samma fil flera gånger. Samma datum med ett nytt belopp ersätter posten för det datumet. Ett datum i framtiden sparas och börjar gälla det datumet; fram till dess används den nuvarande lönen, och förhandsgranskningen visar en varning om det. Kolumnen följer samma behörighet som BASE SALARY (den som inte får ändra löner får ingen historikpost), och en ändring i en lönemånad som redan exporterats till lön kräver lönebehörighet och loggas. Om lönehistorik är avstängd för organisationen blockeras rader med lönedatum. Kolumnen finns inte i lönekartläggningsmallen, eftersom den svenska lönekartläggningen utgår från nuvarande lön.
Jobbkategorier i Excel-mallen: när jobbkategorier används och du har behörighet att se dem får Excel-mallen och exporten av nuvarande personal ett extra blad med alla giltiga jobbkategorier (full sökväg och nivå). Kolumnen JOB CATEGORY på första bladet har då en rullgardinslista med de sökvägarna, så att du kan välja i stället för att skriva. Listan varnar men stoppar inte om du skriver något annat — importen varnar för en sökväg som inte finns och skapar aldrig nya kategorier. Exporten av nuvarande personal fyller i varje anställds jobbkategori, så att tilldelningen följer med när du importerar filen igen.
Filstorlek och gränser: en importfil får vara högst 20 MB och innehålla högst 5 000 anställda (plus rubrikraden och mallens exempelrad) och 500 kolumner. En större fil stoppas direkt med ett meddelande om vad du kan göra — den läses aldrig in i webbläsaren. En Excel-fil som packas upp till mycket mer än den är (till exempel med stora bilder på personalbladet eller hundratals dolda delar) stoppas också: spara bara personalbladet som en ny fil, eller som CSV, och försök igen. Andra blad och bilder i arbetsboken läses inte alls. När du bekräftar kontrollerar servern varje rad igen med samma regler som förhandsgranskningen, innan något sparas: ett fel på någon rad stoppar hela importen och inget skrivs. Jobbkategorier sparas bara när funktionen Jobbkategorier är påslagen. Är den avstängd ignoreras kolumnen JOB CATEGORY med en varning och den anställdes nuvarande värde behålls.
Synkläge (avaktivera saknade – tillval): under import-/exportknapparna finns en kryssruta “Synkläge: avaktivera anställda som saknas i filen”. Den är avstängd som standard — en vanlig import tar aldrig bort någon. Bockar du i den innan du väljer fil tar förhandsgranskningen också med vilka anställda som finns i registret men saknas i filen och därför skulle avaktiveras (förlora åtkomst). Du ser exakt vilka, med namn och e-post, och en röd summering med antalet. Redan avaktiverade personer räknas inte (det finns inget att förlora). När du bekräftar visas en tydlig varningsdialog som listar precis vilka som avaktiveras och kräver ett extra godkännande innan något ändras. Avaktivering innebär att personen förlorar åtkomst men finns kvar i registret; det kan inte ångras härifrån.
Excel-exporten och Anställda-listan: exporten finns nu också direkt på Organisation → Anställda (knapparna Exportera (Excel) och Importera, för dig som får importera). Det är samma export som i Inställningar, och bredvid knapparna står hur många rader som följer med, till exempel “12 av 40 rader – filter aktivt” när ett filter är på. I Excel-filen är belopp riktiga tal och datum riktiga datum (ÅÅÅÅ-MM-DD), rubrikraden är fet och fryst och kolumnerna har bredd efter innehållet. Exporten tar med JOB CATEGORY, så att du kan exportera, ändra och importera tillbaka utan att något ändras oavsiktligt — en oförändrad fil ger bara Oförändrad-rader. Mallen får svenska kolumnrubriker (E-post, Namn, Grundlön …) när appen är på svenska; engelska rubriker fungerar fortfarande. Ett Excel-datum som blivit text (till exempel 43845) läses som datum (2020-01-15); andra rena tal i en datumkolumn avvisas i stället för att tolkas fel. Anpassade fält känns igen även utan “CF:”-prefix, också om du inte öppnat Anställda-sidan först. Stora importer sparas i omgångar om 250 rader. Om en omgång misslyckas är de tidigare redan sparade: felmeddelandet säger hur många och vilka rader som sparades, och du kan importera filen igen — sparade rader visas då som oförändrade. Felmeddelanden från servern visas på ditt valda språk.